Agenturabläufe automatisieren.
Mehr Raum für Ideen.

Kundenarbeit und Vertraulichkeit

Agenturen arbeiten für viele Kunden gleichzeitig. Die Trennung der Informationen ist eine Vertrauensfrage.

Mandantentrennung

Jeder Kunde hat seinen eigenen Bereich. Der Agent verknüpft keine Daten über Kundengrenzen hinweg.

Freigabe vor Versand

Kundenberichte, Texte und Entwürfe verlassen die Agentur erst nach menschlicher Prüfung.

Quellen nennen

Zahlen in Berichten verweisen auf die Quelle, damit Kunden nachvollziehen können, woher sie stammen.

Kreativität und Routine trennen

Das Besondere einer Agentur ist die Idee. Routine kostet Zeit, aber keine Kreativität.

Vorbereitung statt Gestaltung

Der digitale Mitarbeiter bereitet Daten, Gliederungen und Entwürfe vor. Konzept, Haltung und Pointe bleiben beim Team.

Markenstimme respektieren

Texte folgen den Leitlinien des jeweiligen Kunden. Abweichungen werden markiert.

Zeit für das Wesentliche

Wenn Reporting und Statusrunden schneller laufen, bleibt mehr Zeit für das, wofür Kunden zahlen.

Projektstart ohne Reibung: Briefing, Zugänge, Zuständigkeiten

Der Beginn eines Kundenprojekts entscheidet über den Ton der Zusammenarbeit. Wer hier sauber startet, spart später Abstimmungen.

Briefing vollständig machen

Der digitale Mitarbeiter prüft ein eingehendes Briefing auf Lücken: Ziel, Zielgruppe, Budgetrahmen laut Kunde, Termine, Ansprechpartner, vorhandene Materialien. Fehlende Punkte werden freundlich nachgefragt, bevor die Projektleitung Zeit investiert.

Zugänge und Assets einsammeln

Zugänge zu Konten, Logos, Schriften und Bildmaterial sind ein typischer Bremsklotz. Der Agent führt Kunden durch die Liste und erinnert an offene Punkte. Sensible Zugangsdaten nimmt er nicht im Chat entgegen, sondern verweist auf den sicheren Weg der Agentur.

Rollen und Freigaben klären

Wer gibt auf Kundenseite frei, wer ist informiert, wer darf Änderungen beauftragen? Der digitale Mitarbeiter hält das in einer kurzen Übersicht fest, damit später niemand streiten muss.

Erwartungen an Rückmeldezeiten

Die Agentur legt fest, in welchem Rahmen sie antwortet. Der Agent kommuniziert diesen Rahmen einheitlich und eskaliert dringende Fälle an die Projektleitung.

Laufende Betreuung: Änderungen, Zusatzwünsche, Abrechnung

Im Projektalltag entstehen ständig kleine Änderungen, die Zeit kosten, aber nicht immer abgerechnet werden.

Änderungswünsche erfassen

Der Agent legt jede Änderung als eigenen Eintrag an, mit Datum, Absender und Beschreibung. Die Projektleitung entscheidet, ob sie im Umfang liegt oder ein Zusatzangebot braucht.

Stundenfragen und Reportings

Kunden fragen nach dem Stand und den aufgewendeten Stunden. Der digitale Mitarbeiter nennt Zahlen nur, wenn sie freigegeben und aktuell im System stehen, und gibt Rückfragen zur Abrechnung an die zuständige Person.

Feedback sammeln statt verstreuen

Rückmeldungen kommen per Mail, Chat und Anruf. Der Agent bündelt sie zu einer Liste je Projekt, damit nichts übersehen wird.

Übergabe beim Teamwechsel

Wechselt die Betreuung, fasst der Agent den bisherigen Stand zusammen. Die neue Ansprechperson kennt Wünsche und offene Punkte.

Neugeschäft und Pitches vorbereiten

Auch die Akquise erzeugt Routinearbeit, die sich vorbereiten lässt, ohne die kreative Arbeit zu ersetzen.

Erstanfragen sortieren

Anfragen von Interessenten werden nach Leistung, Budgetrahmen laut Anfrage und Zeitplan geordnet. Die Geschäftsführung sieht schnell, welche zur Agentur passen.

Referenzen und Unterlagen

Der digitale Mitarbeiter nennt nur freigegebene Referenzen und Unterlagen. Aussagen über Ergebnisse früherer Projekte, die nicht belegt sind, macht er nicht.

Terminvereinbarung

Für Erstgespräche bietet er Zeitfenster an, die das Team freigegeben hat, und schickt eine Bestätigung nach dem Termin.

Wissen in der Agentur: Was Projekte sich merken sollten

Agenturen verlieren Erfahrung, wenn Projekte enden und Teams wechseln. Ein Agent hilft, das Wichtige festzuhalten.

Projektakte aus dem Verlauf

Aus Briefing, Rückmeldungen und Entscheidungen entsteht eine kurze Projektübersicht: Was wurde beschlossen, was verworfen, welche Vorlieben hat der Kunde. Wer später an das Projekt zurückkehrt, muss nicht in alten Mails suchen, sondern liest eine Seite, die das Team geprüft hat.

Vorlagen aus der Praxis

Briefingbögen, Freigabetexte und Statusmails verbessern sich, wenn das Team sie nach jedem Projekt kurz überarbeitet. Der digitale Mitarbeiter weist auf wiederkehrende Rückfragen hin und liefert so Hinweise, welche Vorlage noch eine Frage fehlt.

Einarbeitung neuer Kolleginnen

Neue Mitarbeitende lernen den Umgang mit Kunden schneller, wenn sie die gesammelten Antworten und Übergaben lesen können. Der Ton der Agentur wird so nachvollziehbar, ohne dass jemand einen Leitfaden schreiben muss.

Beispiel aus der Praxis: Freigabeschleife mit drei Beteiligten

Typischer Ablauf aus der Praxis, anonymisiert.

1. AuslöserEin Kunde gibt eine Kampagne frei, aber drei Personen schicken unterschiedliche Änderungswünsche.
2. SortierungDer digitale Mitarbeiter führt die Rückmeldungen zusammen und zeigt Widersprüche zwischen den Beteiligten.
3. VorschlagEr schlägt vor, welche Änderungen sich vertragen und welche geklärt werden müssen.
4. KlärungDie Projektleitung bespricht Widersprüche mit dem Kunden und setzt die endgültige Fassung.

Die Agentur arbeitet nicht mit drei Fassungen gleichzeitig, und der Kunde sieht, dass seine Rückmeldungen ernst genommen werden.

Rollen in der Agentur

Kreative und Beratende behalten ihre Verantwortung.

Typische Fehlerbilder in der Agenturarbeit

Im Reporting und in Freigaben liegen die häufigsten Stolperstellen.

Begriffe aus dem Agenturalltag

Briefing

Die Aufgabenbeschreibung des Kunden, Grundlage für Konzept und Umsetzung.

Reporting

Die regelmäßige Berichterstattung über Ergebnisse einer Kampagne.

Freigabeschleife

Der Ablauf, in dem Entwürfe geprüft und angepasst werden, bis der Kunde zustimmt.

Pitch

Die Präsentation einer Agentur vor einem möglichen neuen Kunden.

New Business

Die Neukundengewinnung einer Agentur.

Typische Bedenken aus Agenturen

Kreative Teams fragen kritisch nach.

KI nimmt uns die Kreativität

Der digitale Mitarbeiter übernimmt Routine, nicht Konzepte. Die Idee bleibt bei Ihnen.

Unsere Kunden verlangen Vertraulichkeit

Deshalb Mandantentrennung, begrenzter Zugriff und Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Reporting ist bei uns zu unterschiedlich

Das zeigt der Pilot. Oft lässt sich ein Teil standardisieren, der Rest bleibt manuell.

Wir nutzen schon KI-Tools

Dann ordnen wir ein, was davon zusammenpasst und wo der Agent Lücken schließt.

Checkliste vor dem Erstgespräch

So bereiten Sie das Gespräch vor.

1. Welche Routine nimmt Ihrem Team am meisten Zeit?
2. Welche Kundenberichte erstellen Sie regelmäßig?
3. Welche Datenquellen nutzen Sie dafür?
4. Wie laufen Freigaben ab?
5. Welche Tools für Projektmanagement sind im Einsatz?
6. Welche Vertraulichkeitsanforderungen haben Ihre Kunden?
7. Wer prüft Entwürfe vor Versand?
8. Wie viele Kunden betreuen Sie parallel?
9. Welche Leitlinien gelten für Ton und Stil?
10. Wie soll der KI-Hinweis lauten, falls nötig?

Woran Sie in der Agentur Erfolg erkennen

• Zeit bis zur Fertigstellung eines Monatsberichts.
• Anzahl der Freigabeschleifen je Entwurf.
• Zeit für Statusabfragen und interne Abstimmungen.
• Fehler in Berichten in der Stichprobe.
• Zufriedenheit der Projektleitung mit den Entwürfen.

Vergleichen Sie über mindestens einen Monat, damit saisonale Schwankungen nicht verfälschen.