Zettel, Mail, Tabelle, System
Eine Bestellung kommt per Mail, wird in Excel notiert und später ins Warenwirtschaftssystem getippt. Bei jedem Schritt kann sich ein Zahlendreher einschleichen.
Leistung · Prozess-Automatisierung
Weniger abtippen,
mehr erledigt.
Es gibt in jedem Betrieb einen Ablauf, den alle hassen und trotzdem jede Woche durchziehen. Den übernimmt ein Agent in Ihrer vorhandenen Software, Sie geben nur frei.
Kurz gesagtWer Geschäftsprozesse automatisieren lässt, übergibt wiederkehrende Abläufe wie Belegerfassung, Angebotsschreibung oder Datenabgleich an digitale Mitarbeiter. Mümken AI nimmt den Ablauf zuerst auf, bereinigt ihn und startet dann einen Pilot im Testbetrieb. Läuft er sauber, wird der nächste Ablauf angegangen.
Woran es heute hängt
Wissen sitzt in einem Kopf
Frau Meier weiß, in welcher Reihenfolge die Aufträge verbucht werden. Ist sie zwei Wochen weg, improvisiert der Rest.
Vor dem Quartalsende staut es sich
Rechnungen liegen im Postfach, Lieferscheine im Ordner, Zahlen im Portal. Zusammensuchen kostet Tage, die sonst für Kunden da wären.
Was sich ändert
Der Agent arbeitet die Liste ab
Er holt Dokumente ein, ordnet sie zu, trägt Werte ein und schreibt auf, was er getan hat. Ungewöhnliche Fälle legt er Ihnen vor.
Freitext ist kein Hindernis
Auch eine Mail im Plauderton oder ein schief gescannter Beleg lässt sich auswerten. Starre Schablonen sind nicht nötig.
Ihre Software bleibt
Der Agent nutzt, was Sie schon haben, sofern ein Zugang technisch und vertraglich möglich ist. Niemand muss ein neues Programm lernen.
Menschen behalten die Verantwortung
Der Agent bereitet vor und schlägt vor. Buchen, Versenden und Bezahlen löst weiterhin jemand aus Ihrem Team aus.
Für wen sich das lohnt
Wann das die richtige Leistung ist
Geeignet ist alles, was oft vorkommt und nach festem Muster läuft: Angebote schreiben, Rechnungen prüfen, Eingangspost verteilen, Termine abstimmen, Berichte zusammenstellen, Stammdaten pflegen. Ein Makro spielt nur Klicks ab und stoppt, wenn ein Feld woanders sitzt. Ein Agent liest, worum es geht, und kommt deshalb auch mit einem veränderten Layout zurecht.
Beleg-Agent (Darstellung)
Holt Rechnungen aus Postfächern und Portalen, ordnet sie den Vorgängen zu und legt sie für die Buchhaltung bereit.
Vom Erstgespräch zum Ergebnis
Vier Schritte, in denen Sie jederzeit entscheiden, ob es weitergeht.
- Ablauf aufnehmenWir schauen den Mitarbeitern über die Schulter und halten fest, wo doppelt getippt wird und wo Dateien den Besitzer wechseln.
- Vereinfachen und festlegenZuerst streichen wir Überflüssiges, dann entscheiden wir, was automatisiert wird. Umfang und Preis stehen vor dem Start fest.
- Pilot mit Ihren DatenDer Ablauf läuft im Testbetrieb, jeder Schritt wird protokolliert, kritische Stellen wandern über Ihre Freigabe.
- Regelbetrieb und FolgeprozessWenn die Ergebnisse stimmen, übernimmt der Agent dauerhaft. Danach nehmen wir den nächsten Ablauf auf die Liste.
Was Sie bekommen
Der Umfang hängt vom Einzelfall ab und wird vor dem Start schriftlich festgelegt.
- Ein Ablauf, der vom Eingang bis zum Ergebnis ohne Abtippen durchläuft
- Zugriff auf Ihre vorhandene Software, soweit freigegeben
- Umstellung von Papier und Zuruf auf digitale Schritte, falls nötig
- Freigaben an den Stellen, an denen ein Fehler teuer wäre
- Ein Protokoll jedes einzelnen Schritts
- Eine schriftliche Beschreibung des Ablaufs, damit er nicht mehr an einer Person hängt
- Betrieb und Pflege nach dem Start
Zur Einordnung ein Beispiel
Beispiel aus der Praxis
Typischer Ablauf aus der Praxis: Der Belegstapel verschwindet vom Schreibtisch
Ein Handelsbetrieb sammelt Eingangsrechnungen über drei Postfächer und zwei Lieferantenportale. Ein Agent holt sie ab, sortiert sie nach Lieferant und Monat und stellt sie für den Steuerberater zusammen. Die Buchung und die steuerliche Bewertung übernimmt weiterhin der Fachmann. So läuft es typischerweise ab, anonymisiert und aus der Praxis.
Häufige Fragen
Womit fange ich an?
Mit dem Ablauf, der am häufigsten läuft, die meisten Stunden bindet und feste Regeln hat. Im Erstgespräch gehen wir Ihre Kandidaten durch und ordnen sie.
Funktioniert das mit einer alten Branchenlösung ohne Schnittstelle?
Häufig ja, etwa über Export-Dateien, Dokumente, Mails oder die Bedienoberfläche. Ob das technisch und vertraglich erlaubt ist, klären wir vorab.
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Das richtet sich nach Ablauf und Systemen. Umfang und Preis legen wir im Erstgespräch fest, nicht erst nach dem Start.
Kann ich noch eingreifen?
Jederzeit. Jeder Schritt steht im Protokoll, heikle Aktionen warten auf Ihr Okay, und Sie können den Agenten anhalten.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- DSGVO, Art. 28 (Auftragsverarbeiter): Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, arbeitet der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung folgt einem Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- DSGVO, Art. 22 (automatisierte Entscheidungen): Betroffene haben das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- BSI: Generative KI-Modelle, Chancen und Risiken für Industrie und Behörden (21.1.2025): Das BSI beschreibt neben den Chancen neuartige IT-Sicherheitsrisiken generativer KI-Modelle sowie mögliche Gegenmaßnahmen. Es richtet sich an Unternehmen und Behörden, die den Einsatz in ihren Arbeitsabläufen erwägen. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Praxisbeispiele nach Branche
Begriffe kurz erklärt
Wie viel Zeit steckt in Ihren Routineprozessen?
Im Entlastungs-Check wählen Sie Ihre Routineaufgaben, tragen Ihre Zahlen ein und sehen einen Planwert, wie viele Stunden Agenten in Ihrem Betrieb frei machen können. Der Wert ist eine Schätzung und keine Zusage.
Entlastungs-Check starten- Planwert aus Ihren eigenen Zahlen
- Ergebnis nach Angabe von E-Mail-Adresse und Einwilligung zur Kontaktaufnahme
- Das Erstgespräch danach ist kostenlos und unverbindlich