Blog · Kanzleien und Steuerberatung
Mandatsaufnahme:
Unterlagen und Stammdaten einsammeln, bevor das Mandat startet.
Bevor die eigentliche Arbeit beginnt, müssen Stammdaten, Unterlagen und Formalien beisammen sein. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Agent die Aufnahme vorbereitet und die Checkliste führt, während Annahme und Vertragsfragen bei der Kanzlei bleiben.
Kurz gesagtEin KI-Agent kann die Mandatsaufnahme vorbereiten: Stammdaten erfassen, Checklisten abarbeiten, benötigte Unterlagen anfordern und den Stand nachhalten. Ob ein Mandat angenommen wird, welche Konditionen gelten und welche Vereinbarungen getroffen werden, entscheiden Berufsträger.
Formalien vor Fachlichkeit
Ist die Entscheidung gefallen, ein Mandat zu übernehmen, beginnt Verwaltungsarbeit: Stammdaten erfassen, Vollmachten einholen, Unterlagen anfordern, interne Akte anlegen. Jede Kanzlei hat dafür eine Checkliste, mal gepflegt, mal im Kopf. Es ist Arbeit, die nicht schwierig ist, aber sorgfältig sein muss, weil Fehler später auffallen und Zeit kosten.
Dazu kommt das Warten auf den Mandanten. Unterlagen kommen nach und nach, manche gar nicht, und jemand muss nachhalten, was fehlt. In dieser Phase verliert die Kanzlei Zeit, ohne dass fachlich etwas geschieht. Ein Agent kann die Aufnahme begleiten und den Stand jederzeit zeigen.
Er entscheidet nichts über das Mandat selbst. Er führt die Checkliste und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.
So wird die Aufnahme vorbereitet, sechs Schritte
- Checkliste wählenNach der Entscheidung der Kanzlei wählt der Agent die Checkliste zur Mandatsart.
- Stammdaten erfassenEr erfragt beim Mandanten die Angaben, die die Checkliste verlangt, und legt den Datensatz zur Prüfung an.
- Unterlagen anfordernEr fordert die benötigten Dokumente an und nennt, wie sie eingereicht werden können.
- Formalien vorbereitenEr stellt Formulare und Vollmachten bereit, die die Kanzlei freigegeben hat.
- Stand führenEr zeigt jederzeit, was vorliegt und was fehlt, und erinnert an Offenes.
- ÜbergebenIst die Checkliste vollständig, geht die Akte an die zuständige Person.
Der Mandant bekommt eine klare Liste statt wiederholter Einzelanfragen. Die Kanzlei sieht den Stand ohne Rückfrage.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Eine Kanzlei übernimmt ein neues Mandat. Die Berufsträgerin hat zugesagt, die Aufnahme beginnt. Der Agent wählt die passende Checkliste, erfragt vom Mandanten Name, Adresse und Kontaktweg und bittet um die Unterlagen, die die Kanzlei benennt. Die Vollmacht stellt er als Formular der Kanzlei bereit.
Nach einer Woche fehlt noch ein Dokument. Der Agent erinnert freundlich, nennt, was genau fehlt, und informiert das Sekretariat über den Stand. Als alles vorliegt, geht die Akte an die Berufsträgerin. Honorarvereinbarung und Mandatsvertrag hat sie selbst geführt.
Was in die Checkliste gehört
Die Checkliste ist Sache der Kanzlei. Sie hält fest, welche Angaben und Unterlagen für welche Mandatsart gebraucht werden. Wir übernehmen keine Annahmen aus allgemeinen Quellen, weil Berufsrecht, Kammerregeln und eigene Qualitätsstandards je nach Kanzlei unterschiedlich sind. Der Agent wendet an, was Sie festgelegt haben.
Welche Pflichten bei der Mandatsannahme bestehen, etwa zur Identifizierung oder zur Prüfung von Interessenkonflikten, beurteilen Ihre Berufsträger und Ihre Kammer. Der Agent führt Schritte, die Sie vorgeben, und prüft keine rechtlichen Voraussetzungen. Ihre Beratung klärt, welche Schritte Ihre Checkliste enthalten muss.
Die Checkliste ist ein Dokument der Kanzlei, nicht des Agenten. Änderungen daran trägt eine Person ein, mit Datum und Namen, damit später klar ist, nach welchem Stand eine Aufnahme lief.
Konfliktprüfung: Hilfe bei der Recherche, keine Entscheidung
Kanzleien prüfen vor der Annahme, ob ein Interessenkonflikt vorliegt. Der Agent kann die Suche in Ihren Stammdaten unterstützen, etwa nach Namen der Gegenseite, und die Treffer auflisten. Er bewertet sie nicht. Ob ein Konflikt besteht, entscheidet die Berufsträgerin.
Die Suche gibt es nur in dem Umfang, in dem Sie dem Agenten Zugriff auf Stammdaten geben. Das ist eine sensible Freigabe und gehört in das Gespräch mit Ihrer Datenschutzbeauftragten und Kammer. Wo sie nicht erteilt wird, bleibt die Prüfung bei Menschen.
Mandanten durch die Aufnahme führen
Für Mandanten ist die Aufnahme der erste längere Kontakt. Sie wollen wissen, was gebraucht wird, bis wann und warum. Der Agent erklärt es in einfachen Worten, nennt eine Liste und bietet an, Rückfragen an einen Menschen zu geben. Er vermeidet Fachbegriffe, wo sie nicht nötig sind.
Gerade bei Mandanten, die zum ersten Mal eine Kanzlei aufsuchen, schafft das Sicherheit. Die Kanzlei zeigt sich organisiert, ohne dass jemand Zeit für Erklärungen aufbringen muss, die sich wiederholen.
Schreiben Sie in die erste Nachricht, was der Mandant bereithalten sollte und wie lange das ungefähr dauert. Wer vorher weiß, was kommt, antwortet vollständiger.
Vollmachten und Formulare
Zur Aufnahme gehören Formulare, die der Mandant ausfüllt und unterschreibt: Vollmachten, Einwilligungen, Datenerhebungsbögen. Der Agent stellt sie bereit, erklärt, wo etwas einzutragen ist, und erinnert an fehlende Unterschriften. Er prüft nicht, ob eine Vollmacht rechtlich ausreicht. Das tun die Fachkräfte der Kanzlei.
Werden Formulare digital unterschrieben, hängt die Zulässigkeit von der Art der Unterschrift und dem Verwendungszweck ab. Auch das beurteilt die Kanzlei, nicht der Agent. Er nutzt die Wege, die Sie freigegeben haben, und meldet, wenn ein Formular nicht in der vorgesehenen Form zurückkommt.
Der Zeitplan der Aufnahme
Mandanten fragen nach dem Ablauf: Wie lange dauert es, bis es losgeht? Der Agent kennt die Schritte der Checkliste und kann sagen, welche noch offen sind. Zeitangaben für die Bearbeitung des Mandats selbst macht er nicht, es sei denn, die Kanzlei hat sie festgelegt.
Intern zeigt eine Übersicht, welche Aufnahmen auf welchem Stand sind. Die Leitung sieht, wo es hakt, etwa bei fehlenden Unterlagen oder Unterschriften, und kann gezielt nachfassen.
Die Übersicht dient dem Sekretariat zur Planung. Sie sagt nichts über Dringlichkeit in der Sache, denn die beurteilt die Berufsträgerin.
Abschluss der Aufnahme dokumentieren
Am Ende der Aufnahme soll nachvollziehbar sein, was geprüft wurde und was vorliegt. Der Agent erstellt dazu einen kurzen Vermerk aus der Checkliste: Welche Punkte sind erledigt, welche Unterlagen liegen vor, wann wurde was bestätigt. Die Berufsträgerin liest ihn und zeichnet ab.
Der Vermerk ersetzt keine Aktennotiz der Berufsträgerin, er ergänzt sie um die organisatorische Seite und kann bei Rückfragen belegen, wie die Aufnahme verlief.
Kommunikation während der Aufnahme
Die Wochen zwischen Zusage und erstem Arbeitsschritt sind für Mandanten eine Zeit des Wartens. Ein kurzer Zwischenstand genügt, um Unsicherheit zu nehmen: Dies liegt vor, dies fehlt noch, so geht es weiter. Der Agent versendet ihn in dem Rhythmus, den die Kanzlei bestimmt.
Fragen zum Mandat selbst gibt er an die Berufsträgerin. Bei Rückfragen zur Aufnahme antwortet er aus der Checkliste. So fühlen sich Mandanten begleitet, ohne dass das Sekretariat jeden Zwischenstand einzeln mitteilen muss.
Besondere Fälle
- Mandant kann Unterlagen nicht beibringen: Der Agent meldet das der zuständigen Person, die entscheidet, wie weiter.
- Mehrere Beteiligte (Ehepaar, Gesellschafter): Er führt jeden Beteiligten getrennt und fragt nach der Zuordnung.
- Mandat endet vor Abschluss der Aufnahme: Er schließt den Vorgang auf Bestätigung und löscht nach Ihren Fristen.
- Auffällige Angaben, etwa widersprüchliche Namen: Er markiert und gibt ab.
- Sprachbarrieren: Er übersetzt für die Kanzlei und kennzeichnet das.
Getestet werden diese Fälle mit Beispielen ohne echte Mandantendaten.
Entscheidungen, die bei Menschen bleiben
Er nimmt kein Mandat an und lehnt keines ab. Er vereinbart kein Honorar, gibt keine Kostenschätzung und macht keine Aussagen zu Erfolgsaussichten. Er beurteilt keine Interessenkonflikte und prüft keine Identitäten rechtlich. Er berät nicht und führt keine Gespräche zur Sache.
Die Annahme eines Mandats ist eine Entscheidung mit Berufspflichten. Sie liegt bei den Berufsträgern, ebenso Vereinbarungen zu Vergütung und Haftung.
Daten und Rechte
Stammdaten und Unterlagen sind personenbezogene Daten, teilweise von hoher Sensibilität. Wir verarbeiten nur auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO, in dem unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck stehen. Im direkten Gespräch mit Mandanten nennt der Agent von sich aus, dass er ein KI-System ist (Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung), außer es ist offensichtlich.
Rechtsanwälte müssen Mitarbeitende in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 43a Abs. 2 BRAO), Steuerberater üben ihren Beruf verschwiegen aus (§ 57 Abs. 1 StBerG), und die unbefugte Offenbarung anvertrauter Geheimnisse ist nach § 203 StGB strafbar. Ob ein externer Dienstleister zugreifen darf, klären Kammer und Beratung.
Pilot-Vorschlag (Eine Mandatsart, vier Wochen)
- Woche 1: Mandatsart wählen, Checkliste erstellen, Verschwiegenheit und Datenschutz klären.
- Woche 2: Probeaufnahmen mit gestellten Fällen, ohne echte Mandantendaten.
- Woche 3: Start mit neuen Mandaten dieser Art, Sekretariat prüft jede Akte.
- Woche 4: Auswertung: Dauer bis zur vollständigen Akte, Zahl der Erinnerungen, Rückmeldungen.
Wir brechen den Pilot ab, wenn Pflichtschritte übersehen werden oder Mandanten sich überfordert fühlen.
Woran Sie den Nutzen erkennen
Akten sind früher vollständig, Mandanten wissen, was gebraucht wird, und das Sekretariat fragt seltener nach. Die Checkliste wird nicht mehr vergessen.
Achten Sie auf die Rückmeldungen der Mandanten: War die Aufnahme klar? Fühlten sie sich gut betreut? Das entscheidet über die Einführung weiterer Mandatsarten.
Einwände aus der Kanzlei
Der erste Einwand: Die Aufnahme ist das erste Gespräch, und das gehört einem Menschen. Das bleibt so. Der Agent bereitet vor, was danach folgt.
Der zweite: Unsere Mandate sind zu verschieden. Deshalb beginnt der Pilot mit einer Mandatsart. Wie weit sich das später ausdehnen lässt, zeigt die Auswertung.
Vorbereitung für die nächste Woche
- Schreiben Sie auf, was bei der Aufnahme einer Mandatsart heute geschieht.
- Notieren Sie, was vergessen wurde, ohne Mandantendaten zu nennen.
- Klären Sie mit Kammer und Beratung die Anforderungen an Dienstleister.
- Bestimmen Sie, wer die Checkliste pflegt.
Einordnung auf den Seiten Wirtschaftskanzleien und Steuerberatungsgesellschaften. Im Glossar: Workflow, Auftragsverarbeitung und Berufsgeheimnis. Leistung: Prozess-Automatisierung.
Häufige Fragen
Entscheidet der Agent über die Annahme eines Mandats?
Nein. Das entscheiden Berufsträger.
Prüft er Interessenkonflikte?
Er kann Treffer in Ihren Stammdaten auflisten, wenn Sie es freigeben. Die Bewertung liegt bei der Berufsträgerin.
Wer pflegt die Checkliste?
Die Kanzlei. Wir bauen die Pflege so, dass sie ohne Technikwissen möglich ist.
Welche Daten verarbeitet er?
Stammdaten und Unterlagen, die Ihre Checkliste verlangt, und nur diese.
Wie sieht der Preisrahmen aus?
Der Wissens-Agent kostet ab 1.000 € Setup und ab 100 € im Monat; Anbindung an Kanzleisoftware richtet sich nach Umfang.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- § 43a Abs. 4 BRAO (Widerstreitende Interessen): Der Rechtsanwalt darf nicht tätig werden, wenn er einen anderen Mandanten in derselben Rechtssache bereits im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat. Das Tätigkeitsverbot gilt auch für Rechtsanwälte, die ihren Beruf gemeinschaftlich mit einem solchen Rechtsanwalt ausüben. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 43a Abs. 2 BRAO (Verschwiegenheit): Rechtsanwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und müssen Mitarbeitende in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen): Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Arzt, Rechtsanwalt, Steuerberater oder in einem anderen genannten Beruf anvertraut wurde, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.