Blog · Kanzleien und Steuerberatung
Belege einfordern:
Mandanten freundlich erinnern, ohne zu drängeln.
Fehlende Belege halten die Buchhaltung auf. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Agent fehlende Unterlagen erkennt, Mandanten freundlich erinnert und Eingänge zuordnet, während die steuerliche Bewertung bei der Kanzlei bleibt.
Kurz gesagtEin KI-Agent kann Belegfragen vorbereiten: Lücken aus der Buchhaltung zusammenstellen, Anfragen an Mandanten bündeln, Eingänge zuordnen und Erinnerungen in einem Ton senden, den die Kanzlei festlegt. Steuerliche Beurteilung und Buchungsentscheidungen liegen bei den Fachkräften.
Die Buchhaltung wartet auf Papier
Monat für Monat läuft derselbe Ablauf: Kontoauszüge zeigen Zahlungen, zu denen Belege fehlen, und jemand in der Kanzlei fragt beim Mandanten nach. Die Nachfragen kosten Zeit, und die Antworten kommen verteilt über Mail, Messenger und Post. Wer dabei nicht sauber führt, fragt doppelt oder vergisst einen Punkt.
Nachfragen können lästig wirken, wenn sie unklar oder zu zahlreich sind. Eine gute Anfrage nennt, welcher Beleg zu welcher Zahlung fehlt, gebündelt, mit Datum und Betrag, und bietet eine einfache Möglichkeit zur Antwort. Das ist handwerkliche Arbeit, die ein Agent zuverlässig ausführen kann.
Er bucht nichts, kontiert nichts und bewertet keinen Beleg. Er sorgt dafür, dass die Nachfrage vollständig und höflich ist.
So läuft die Belegerinnerung ab, sechs Schritte
- Lücken zusammenstellenDer Agent liest aus der Buchhaltung die Zahlungen ohne zugeordneten Beleg.
- BündelnEr fasst sie je Mandant in einer Liste zusammen, mit Datum, Betrag und Verwendungszweck.
- FreigabeDie Sachbearbeiterin prüft die Liste und gibt sie frei oder streicht Positionen.
- Anfrage sendenDer Agent sendet eine freundliche Nachricht mit klarer Liste und einfachem Weg zum Hochladen.
- Eingänge zuordnenKommen Belege an, ordnet er sie den Positionen zu, soweit eindeutig, und markiert Unsicheres.
- NachfassenOffene Positionen erinnert er nach Ihrer Regel, in Abständen, die Sie festlegen.
Die Freigabe verhindert, dass Positionen angefragt werden, die intern längst geklärt sind. Sie ist ein kurzer, aber wichtiger Schritt.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Ein Handwerksbetrieb ist Mandant einer Steuerberatung. Zum Monatsende zeigt die Buchhaltung mehrere Zahlungen ohne Beleg. Der Agent stellt sie in einer Liste zusammen, die Sachbearbeiterin streicht eine Position, die sie als Privatentnahme einordnet, und gibt den Rest frei. Der Mandant erhält eine kurze Nachricht mit der Liste und einem Link zum Hochladen.
Drei Belege kommen noch am selben Tag, der Agent ordnet sie zu. Zu einer Position meldet der Mandant, er habe keinen Beleg. Dieser Fall geht an die Sachbearbeiterin, die entscheidet, wie damit umzugehen ist. Der Agent hat dazu keine Meinung.
Der Mandant bekommt keine Mahnung, sondern eine Erinnerung mit einem Dank für das bereits Gelieferte. Der Ton entscheidet über die Antwortbereitschaft.
Ein Ton, der Mandanten erreicht
Erinnerungen werden gelesen, wenn sie freundlich, konkret und kurz sind. „Ihnen fehlt noch etwas“ klingt nach Vorwurf, „Zu diesen drei Zahlungen fehlt uns der Beleg“ nach Zusammenarbeit. Der Agent formuliert nach dem Muster, das die Kanzlei als ihren Ton festlegt, und verzichtet auf Drohungen oder Hinweise auf Folgen.
Mit Folgen meinen wir etwa steuerliche Nachteile oder Fristen. Darüber informiert die Kanzlei selbst, wenn es angebracht ist. Der Agent trifft dazu keine Aussagen.
Eine Erinnerung nennt, welche Belege fehlen und bis wann sie willkommen sind, und bedankt sich für bereits Eingegangenes. Das senkt die Hemmschwelle zu antworten.
Eingänge zuordnen
Belege kommen als Foto, PDF oder Mail, womöglich ohne Hinweis darauf, wozu sie gehören. Der Agent liest Datum, Betrag und Aussteller und schlägt eine Zuordnung vor. Ist sie eindeutig, ordnet er zu und markiert sie als automatisch gesetzt. Ist sie unsicher, legt er sie der Sachbearbeiterin vor.
Er bewertet den Beleg nicht und prüft nicht, ob er den Anforderungen genügt. Die Beurteilung, ob ein Beleg buchbar ist, liegt bei den Fachkräften. Er meldet nur, was auffällt, etwa einen unleserlichen Betrag.
Mandanten, die selten reagieren
Nicht jeder Mandant antwortet zügig. Der Agent erinnert in Abständen, die die Kanzlei festlegt, und stuft nach einer vereinbarten Zahl von Versuchen auf einen persönlichen Anruf hoch. Er wechselt nicht eigenmächtig den Kanal und gibt keine Hinweise auf Sanktionen.
Wer wiederholt nicht reagiert, kann in einer Liste für das Gespräch mit der Mandantenbetreuung erscheinen. Die Liste beschreibt, nicht wertet: Anzahl der Erinnerungen, Zeitraum, offene Positionen.
Für diese Mandanten kann ein anderer Weg helfen, etwa ein Anruf der Sachbearbeiterin. Der Agent schlägt das vor, die Kanzlei entscheidet.
Wege für die Abgabe: einfach statt vollständig
Mandanten reichen Belege so ein, wie es für sie am bequemsten ist: Foto per Messenger, Mail mit Anhang, Upload in einem Portal, Papier im Umschlag. Je mehr Wege die Kanzlei zulässt, desto mehr Nachbereitung entsteht. Wir empfehlen, einen bevorzugten Weg klar zu nennen und die anderen zu dulden, soweit es der Datenschutz erlaubt.
Der Agent weist in jeder Erinnerung auf den bevorzugten Weg hin. Kommen Belege auf anderen Wegen, übernimmt er sie, wenn die Kanzlei das vorsieht, und ordnet sie zu. Welche Wege zulässig sind, besprechen Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten.
Zeitpunkt der Erinnerung
Eine Erinnerung am Monatsende, wenn die Buchhaltung ohnehin drängt, kommt womöglich zu spät. Besser ist ein Rhythmus, der mit dem Arbeitsablauf der Kanzlei abgestimmt ist, etwa eine Zwischenerinnerung mitten im Monat. Der Agent folgt dem Rhythmus, den Sie festlegen, und passt ihn mandantenindividuell an, wenn Sie ihm eine Regel geben.
Aus der Auswertung des Pilots ergibt sich, ob die Abstände stimmen. Kommen Belege nach Erinnerung zügig, sind sie richtig gewählt. Bleiben sie aus, wird der Weg oder der Ton angepasst, nicht die Zahl der Erinnerungen erhöht.
Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei
Belegerinnerungen funktionieren am besten, wenn sie Teil einer klaren Absprache sind. Welche Belege, bis wann, in welcher Form? Der Agent kann die Absprache zusammenfassen und in jede Erinnerung einbetten, damit der Mandant nicht suchen muss. Die Absprache selbst trifft die Kanzlei mit dem Mandanten.
Wo Absprachen fehlen, zeigt sich das in den Erinnerungen: Der Mandant versteht nicht, warum er gefragt wird. Dann ist das Gespräch nötig, nicht noch eine Nachricht.
Legen Sie gemeinsam fest, wer welche Unterlagen zu welchem Zeitpunkt liefert. Ein kurzes Merkblatt zum Start verhindert Rückfragen später.
Auswertung für die Kanzlei
Aus den Erinnerungen entsteht eine Übersicht, die der Kanzlei zeigt, welche Mandanten zuverlässig liefern und bei welchen Belege wiederholt fehlen. Sie hilft, Gespräche zu führen und Abläufe anzupassen, etwa einen festen Termin zur Belegübergabe zu vereinbaren. Der Agent erstellt die Übersicht, bewertet aber keine Mandanten.
Ob daraus Folgen für Honorar oder Betreuung entstehen, entscheidet die Kanzlei im Gespräch. Als Entscheidungsgrundlage dienen Zahlen, die nachvollziehbar sind: Anzahl der Erinnerungen, Dauer bis zum Eingang, Zahl offener Positionen.
Die Zahlen zeigen der Kanzlei, welche Mandate Belege pünktlich liefern und wo ein anderer Ablauf sinnvoll wäre.
Besondere Fälle
- Beleg für privat veranlasste Zahlung: Der Agent fragt nicht nach dem Grund und gibt an die Sachbearbeiterin.
- Beleg in fremder Sprache: Er übersetzt für die Fachkraft und kennzeichnet das als Übersetzung.
- Mehrere Belege in einer Datei: Er trennt, soweit möglich, und markiert Zweifel.
- Mandant meldet verlorenen Beleg: Er nimmt die Meldung auf und gibt ab.
- Beleg auf Namen einer anderen Person: Er markiert und lässt die Fachkraft entscheiden.
Vor dem Start spielen wir diese Fälle mit Beispielen ohne echte Mandantendaten durch.
Was der Agent nie entscheidet
Er entscheidet nicht, ob ein Beleg betrieblich oder privat ist, ob er abziehbar ist oder wie er zu buchen ist. Er gibt keine steuerlichen Auskünfte, droht nicht mit Folgen und macht keine Zusagen zu Fristen. Er bucht nichts und verändert keine Belegzuordnung ohne Bestätigung.
Steuerliche Fragen gehören zur Beratung und zur Verantwortung des Steuerberaters. Der Agent organisiert die Belege, die Beurteilung bleibt Fachaufgabe.
Daten und Rechte
Belege enthalten Geschäftsdaten und personenbezogene Angaben von Geschäftspartnern. Grundlage unserer Arbeit mit Ihren Daten ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung regelt. Der Agent erhält nur Zugriff auf die Daten, die er für die Anfrage braucht.
Steuerberater üben ihren Beruf verschwiegen aus (§ 57 Abs. 1 StBerG), und die unbefugte Offenbarung anvertrauter Geheimnisse ist nach § 203 StGB strafbar. Ob ein externer Dienstleister eingebunden werden darf, beurteilen Ihre Kammer oder Rechtsberatung.
Pilot-Vorschlag (Fünf Mandanten, vier Wochen)
- Woche 1: Fünf Mandanten wählen, Ton und Abstände festlegen, Datenschutz und Verschwiegenheit klären.
- Woche 2: Der Agent erstellt Listen, die Sachbearbeiterin prüft sie und sendet selbst.
- Woche 3: Der Agent sendet nach Freigabe, ordnet Eingänge zu.
- Woche 4: Auswertung: Zeit bis zum Beleg, Zahl der Nachfragen, Rückmeldungen der Mandanten.
Der Pilot endet vorzeitig, wenn Mandanten sich belästigt fühlen oder der Agent Zuordnungen setzt, die falsch sind.
Woran Sie merken, dass es trägt
Belege kommen früher, die Buchhaltung wartet weniger, und Mandanten erhalten klare, kurze Nachrichten. Die Sachbearbeiterinnen schreiben weniger Erinnerungen von Hand.
Sprechen Sie mit den Mandanten, die am Pilot teilgenommen haben. Haben sie die Nachrichten als hilfreich erlebt? Diese Rückmeldung ist wichtiger als jede Zahl.
Einwände aus der Kanzlei
Der erste Einwand: Mandanten mögen persönlichen Kontakt. Das bleibt, die Erinnerung ist ein Hilfsmittel, und wer anrufen will, soll es tun.
Der zweite: Wir fürchten Fehlzuordnungen. Deshalb markiert der Agent Unsicheres und ordnet nur eindeutige Fälle automatisch zu. Die Sachbearbeiterin sieht beides.
Was Sie am Montag vorbereiten können
- Zählen Sie, wie viele Belegerinnerungen Ihr Team in einer Woche schreibt.
- Sammeln Sie zwei Erinnerungen, die gut ankamen, als Vorlage für den Ton.
- Legen Sie Abstände und Eskalation für ausbleibende Antworten fest.
- Klären Sie die Anforderungen an Dienstleister mit Ihrer Kammer.
Die Branchenseite: Steuerberatungsgesellschaften. Im Glossar: Posteingang-Triage, Dokumentenerkennung (OCR) und Berufsgeheimnis. Leistung: Prozess-Automatisierung.
Häufige Fragen
Bucht der Agent Belege?
Nein. Er erinnert, bündelt und ordnet zu. Buchungen erfolgen durch Fachkräfte.
Entscheidet er, ob ein Beleg abziehbar ist?
Nein. Steuerliche Fragen beantwortet die Kanzlei.
Wie oft erinnert er?
In den Abständen, die Sie festlegen, und nach Freigabe der Liste.
Was passiert bei unsicherer Zuordnung?
Er markiert sie und legt sie der Sachbearbeiterin vor.
Mit welchen Kosten ist zu rechnen?
Als Einstieg nennen wir ab 1.000 € Setup und ab 100 € im Monat für den Wissens-Agenten; Anbindung an Buchhaltung und Belegeingang richtet sich nach Umfang.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- § 90 Abs. 1 AO (Mitwirkungspflichten der Beteiligten): Die Beteiligten sind zur Mitwirkung bei der Ermittlung des Sachverhalts verpflichtet. Sie kommen dieser Pflicht insbesondere nach, indem sie die für die Besteuerung erheblichen Tatsachen vollständig und wahrheitsgemäß offenlegen und die ihnen bekannten Beweismittel angeben. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 57 Abs. 1 StBerG (Berufspflichten): Steuerberater üben ihren Beruf verschwiegen aus. Die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen): Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Arzt, Rechtsanwalt, Steuerberater oder in einem anderen genannten Beruf anvertraut wurde, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.