Rein menschlich
Zettel, Absprachen, Zurufe. Flexibel, aber abhängig vom Gedächtnis der Beteiligten.
Glossar
Workflow:
der beschriebene Weg einer Aufgabe.
Ein Workflow ist die Landkarte eines Vorgangs. Wer sie hat, kann Verantwortung, Fristen und Ausnahmen festlegen. Ohne sie bleibt Automatisierung Zufall.
Kurz gesagtEin Workflow ist die definierte Abfolge von Schritten, über die ein Vorgang von seinem Auslöser bis zum Ergebnis läuft, mit Zuständigkeiten, Bedingungen und Übergaben. Er kann von Menschen, von Software oder gemischt ausgeführt werden.
Was ein Workflow ist
Jeder Vorgang hat einen Weg. Eine Kundenanfrage kommt herein, wird einer Person zugeordnet, geprüft, beantwortet und abgelegt. Schreibt man diesen Weg mit Schritten, Reihenfolge, Verantwortlichen und Bedingungen auf, entsteht ein Workflow. Er kann auf Papier stehen, als Zeichnung existieren oder in einer Software ausgeführt werden.
Bausteine sind Auslöser (was startet den Vorgang), Schritte (was geschieht), Entscheidungen (wenn A, dann B), Zuständige (wer macht es) und Ergebnisse (was liegt am Ende vor). Der Zustand eines Vorgangs, etwa „eingegangen“, „in Prüfung“, „wartet auf Kunde“, „erledigt“, macht sichtbar, wo er gerade steht.
Ein guter Workflow ist kurz. Jeder zusätzliche Schritt und jede zusätzliche Bedingung kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit. Die Kunst liegt im Weglassen.
Ein Workflow muss nicht in einer Software stehen. Auch eine Skizze auf Papier, die zeigt, wer wann was tut und wohin eine Ausnahme geht, erfüllt den Zweck, solange alle Beteiligten sie kennen und sie aktuell bleibt.
Zur Einordnung ein Beleg: Anthropic unterscheidet in dem Beitrag Building effective agents (19.12.2024, abgerufen am 22. Oktober 2026) Workflows, in denen Sprachmodelle und Werkzeuge über vorab festgelegte Programmpfade gesteuert werden, von Agenten, in denen das Modell seine Abläufe und Werkzeugnutzung selbst steuert.
Beispiel (Angebotsanfrage in einem Handwerksbetrieb)
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
| Schritt | Zuständig | Bedingung |
|---|---|---|
| Anfrage geht ein | System | Per Mail oder Formular |
| Vorsortieren und Rückfragen entwerfen | KI-Agent | Fehlen Maße oder Fotos, Rückfrage vorbereiten |
| Prüfen und Rückfrage senden | Büro | Nach Sichtung des Entwurfs |
| Angebotsentwurf erstellen | KI-Agent | Wenn alle Angaben vorliegen |
| Preise und Umfang festlegen | Bauleitung | Immer durch Menschen |
| Angebot versenden | Büro | Nach Freigabe |
| Wiedervorlage | System | Nach festgelegter Frist |
Man sieht, wo die Maschine vorbereitet und wo Menschen entscheiden. Die Aufteilung steht schwarz auf weiß und lässt sich jederzeit anpassen.
Menschliche, automatische und gemischte Workflows
Voll automatisch
Feste Regeln und Software-Schritte. Schnell, aber nur für klare Fälle geeignet.
Gemischt
Software bereitet vor, Menschen entscheiden an markierten Stellen. Typisch für Abläufe mit KI-Schritten.
Ereignisgesteuert
Der Ablauf startet durch ein Ereignis, etwa über einen Webhook.
Wo KI-Schritte hineinpassen
Ein KI-Schritt ist ein Baustein wie jeder andere: Er bekommt eine Eingabe, liefert eine Ausgabe und gehört zu einem Zustand. Typische Stellen sind das Einordnen eingehender Nachrichten, das Auslesen von Feldern aus Dokumenten, das Formulieren eines Entwurfs und das Zusammenfassen für die Übergabe.
Wichtig ist, dass die Ausgabe des KI-Schrittes keine Entscheidung ersetzt, sondern in einen Zustand mündet, den ein Mensch prüft. Erst danach geht der Vorgang weiter. Siehe Übergabe an Menschen und Eskalationsregel.
Ein KI-Schritt braucht im Workflow einen klaren Eingang und einen klaren Ausgang: Was bekommt er, was liefert er, und wer übernimmt das Ergebnis? Ohne diese Festlegung lässt sich weder prüfen noch verbessern.
Grenzen und Risiken
- Papier statt Praxis. Ein schöner Workflow nützt nichts, wenn der Alltag anders läuft. Deshalb halten wir zuerst fest, wie es wirklich läuft.
- Zu viele Ausnahmen. Wenn jede Bedingung eine Sonderregel braucht, ist der Ablauf noch nicht reif für Automatisierung.
- Unklare Zuständigkeit. Ein Schritt ohne benannte Person bleibt liegen.
- Fehlender Notfallplan. Fällt die Software aus, muss der Ablauf von Hand weiterlaufen können.
Zustände, Fristen und Wiedervorlagen
Ein Workflow wird erst durch Zustände lebendig. Wenn jeder Vorgang einen Status trägt, lässt sich auf einen Blick erkennen, was wartet, was klemmt und was erledigt ist. Entscheidend ist, dass die Zustände wenige und eindeutig sind. Ein Dutzend Statuswerte, die sich überlappen, verwirren mehr, als sie helfen. Vier bis sechs klare Zustände genügen für Büroabläufe.
Zu jedem Zustand, in dem ein Vorgang auf etwas wartet, gehört eine Frist und eine Folge. Wartet er auf Rückmeldung des Kunden, wird nach einer vereinbarten Zeit erinnert. Wartet er auf Freigabe, sieht die Vertretung ihn nach einer weiteren Frist. Diese Wiedervorlagen sind der Teil, den Menschen gerne vergessen und Software zuverlässig erledigt. Genau hier kann der erste spürbare Gewinn liegen, noch bevor KI ins Spiel kommt.
Auch das Ende gehört definiert: Wann gilt ein Vorgang als abgeschlossen, und wer bestätigt es? Ein sauberer Abschluss hält die Übersicht aufgeräumt und liefert Zahlen für die Auswertung, zum Beispiel die Durchlaufzeit.
Legen Sie außerdem fest, wer einen Vorgang wieder aufnimmt, wenn die Person im Urlaub ist, die ihn sonst führt.
So erstellen Sie einen Workflow in einer Stunde
- Wählen Sie einen Vorgang und schreiben Sie auf, was ihn auslöst.
- Notieren Sie jeden Schritt in der Reihenfolge, wie er heute läuft, einschließlich Rückfragen und Wartezeiten.
- Markieren Sie, wer jeweils zuständig ist.
- Kennzeichnen Sie Stellen, an denen entschieden wird, und halten Sie fest, nach welcher Regel.
- Streichen Sie Schritte, die keinem dienen.
- Markieren Sie die Schritte, die sich einer Software übergeben ließen.
Mehr braucht es für den Start nicht. Mit dieser Skizze lässt sich im Erstgespräch zügig beurteilen, welcher Teil für einen Agenten taugt. Die passende Leistung ist Prozess-Automatisierung.
Zeigen Sie die Skizze danach den Menschen, die den Vorgang täglich bearbeiten. Sie kennen die Umwege und Ausnahmen, die nirgends stehen, und ergänzen in zehn Minuten, was der Entwurf übersehen hat. Erst mit dieser Rückmeldung ist der Workflow eine verlässliche Grundlage für jede Form der Automatisierung.
Häufige Fragen
Ist ein Workflow dasselbe wie ein Prozess?
Im Alltag werden die Begriffe vermischt. Der Prozess ist der fachliche Ablauf, der Workflow seine konkrete, oft softwaregestützte Ausgestaltung mit Schritten, Zuständigen und Zuständen.
Brauche ich spezielle Software für Workflows?
Nicht für den Anfang. Eine Skizze auf Papier genügt, um Abläufe zu klären. Für die Ausführung kommen je nach Fall Ihre bestehende Software, ein No-Code-Werkzeug oder ein Agent in Frage.
Wie detailliert sollte ein Workflow sein?
So genau, dass eine neue Kraft den Ablauf versteht, aber nicht so genau, dass jede Kleinigkeit festgeschrieben ist. Ausnahmen gehören in eine kurze Liste.
Wer pflegt den Workflow?
Eine benannte Person, etwa die Leitung des Bereichs. Änderungen am Ablauf werden mit Datum festgehalten und im System nachgezogen.
Wie halte ich Workflows aktuell?
Legen Sie einen festen Termin fest, etwa quartalsweise, an dem die verantwortliche Person den Ablauf mit dem Team durchgeht. Weichen Praxis und Beschreibung ab, passen Sie die Beschreibung an oder korrigieren die Praxis. Änderungen halten Sie mit Datum fest.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.