Blog · Kanzleien und Steuerberatung
Verschwiegenheit:
KI-Einsatz, ohne Mandantengeheimnisse zu gefährden.
Verschwiegenheit ist die Grundlage des Mandatsverhältnisses. Dieser Beitrag zeigt, welche Fragen sich Kanzleien stellen sollten, bevor ein Agent Zugang zu irgendeinem Teil des Betriebs erhält, und wie man den Einsatz begrenzt.
Kurz gesagtEin KI-Agent in der Kanzlei braucht eine klare Grenze für Daten und Zugriffe. Die Pflicht zur Verschwiegenheit ergibt sich aus § 203 StGB, § 43a Abs. 2 BRAO und § 57 Abs. 1 StBerG. Ob ein externer Dienstleister eingebunden werden darf, klären Kammer und Beratung.
Das Geheimnis gehört dem Mandanten
Was ein Mandant der Kanzlei anvertraut, ist sein Geheimnis. Die Kanzlei hütet es nicht aus Höflichkeit, sondern weil das Gesetz es verlangt. § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung eines anvertrauten fremden Geheimnisses unter Strafe, ausdrücklich auch für Ärzte, Rechtsanwälte und Steuerberater. Das Strafmaß reicht bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.
Für Rechtsanwälte folgt die Pflicht zusätzlich aus § 43a Abs. 2 BRAO, der auch verlangt, Mitarbeitende in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Steuerberater üben ihren Beruf nach § 57 Abs. 1 StBerG verschwiegen aus; die Pflicht bezieht sich auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist.
Wer einen KI-Agenten einsetzen will, muss diese Pflichten mitdenken. Nicht jede Funktion ist heikel, aber jede Funktion gehört unter dem Blickwinkel der Verschwiegenheit geprüft.
So wird der Einsatz begrenzt, sechs Schritte
- Zweck bestimmenDie Kanzlei legt fest, wofür der Agent eingesetzt wird, etwa Terminvergabe oder Statusauskünfte, und für nichts anderes.
- Daten abgrenzenSie bestimmt, welche Angaben er sieht. Mandatsinhalte gehören nicht dazu.
- Zugriffe festlegenEr erhält nur die Zugriffe, die für den Zweck nötig sind, lesend und ohne Zugang zu Akten.
- Dienstleister prüfenKammer und Beratung beurteilen, ob und unter welchen Bedingungen ein externer Anbieter eingebunden werden darf.
- Verträge schließenDie Auftragsverarbeitung wird vertraglich geregelt, und Mitarbeitende des Anbieters werden zur Verschwiegenheit verpflichtet.
- KontrollierenStichproben und Protokolle zeigen, ob die Grenzen eingehalten werden.
Die Reihenfolge ist wichtig: Zuerst die Grenze, dann der Dienstleister. Wer es umgekehrt macht, verhandelt über Technik, bevor klar ist, was sie dürfen soll.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Eine Kanzlei überlegt, einen Agenten für die Terminvergabe einzusetzen. Sie legt fest: Der Agent sieht den Kalender mit Zeitfenstern und die Kontaktdaten Anfragender, aber keine Akten, keine Mandantennamen und keine Betreffzeilen. Anfragende werden gebeten, keine Einzelheiten zu schildern.
Die Kanzlei klärt mit ihrer Kammer, ob der Einsatz eines externen Anbieters unter diesen Bedingungen zulässig ist. Erst danach beginnt der Pilot. Der Agent weiß nichts über Mandate, kann also nichts offenbaren.
Bis diese Klärung vorliegt, bleibt der Agent im Testbetrieb mit erfundenen Beispielen. Mandantendaten kommen erst hinein, wenn Kanzlei und Berater die Grenzen geprüft haben.
Mitarbeitende und Dienstleister verpflichten
Für Rechtsanwälte verlangt § 43a Abs. 2 BRAO, dass Mitarbeitende in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Das gilt für das eigene Personal. Setzen Sie einen Dienstleister ein, stellt sich die Frage, wie dessen Beschäftigte eingebunden werden. Das ist ein Punkt für Ihre Beratung und den Vertrag, den wir nicht allgemein beantworten können.
Welche Verpflichtungen zur Verschwiegenheit nötig sind, klären wir im Vertrag. Ob damit alle Anforderungen erfüllt sind, beurteilen nicht wir, sondern Ihre Beratung.
Verarbeitung im Auftrag
Neben dem Berufsgeheimnis gilt das Datenschutzrecht. Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO, dass der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern arbeitet, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung folgt einem Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt.
Der Vertrag ersetzt nicht die Prüfung der Verschwiegenheit. Beides läuft nebeneinander: Datenschutzrecht und Berufsgeheimnis haben unterschiedliche Maßstäbe, und was nach dem einen zulässig ist, muss es nach dem anderen nicht sein.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Zur Absicherung gehören Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung, Verschlüsselung und Löschfristen. Welche Maßnahmen angemessen sind, hängt vom Einsatz ab. Das BSI beschreibt in seinem Papier zu generativen KI-Modellen Chancen und Risiken und mögliche Gegenmaßnahmen. Wir verweisen darauf als Orientierung, nicht als Prüfsiegel.
Praktisch heißt das: Der Agent läuft mit eigenem Zugang, hat keine Verbindung zu Aktenverzeichnissen, und seine Protokolle zeigen, wer wann was gesehen hat. Änderungen an Rechten werden festgehalten und von einer benannten Person freigegeben.
Eine einfache Kontrolle ist die Gegenprobe: Welche Daten könnte der Agent sehen, wenn man ihn bittet, es zu versuchen? Alles, was er sehen könnte, aber nicht soll, wird technisch gesperrt.
Was Mandanten wissen sollten
Mandanten dürfen erfahren, wie der Kontakt zur Kanzlei organisiert ist. Eine kurze Information, etwa auf der Website oder in der Mandatsvereinbarung, nennt, dass ein Assistent Termine und Statusfragen bearbeitet, was er sieht und was nicht, und dass jederzeit eine Person erreichbar ist. Formulieren Sie sie knapp und ohne Fachsprache.
Wie die Information rechtlich gestaltet sein muss, beurteilt Ihre Beratung. Wir liefern auf Wunsch einen Entwurf, den Sie prüfen und anpassen.
Löschen und Beenden
Zur Verschwiegenheit gehört auch das Ende des Einsatzes. Wird der Agent abgeschaltet oder der Vertrag beendet, müssen Daten zurückgegeben oder gelöscht werden, und die Löschung muss nachvollziehbar sein. Der Vertrag regelt das, und wir bestätigen die Löschung schriftlich.
Auch zwischendurch gilt: Daten werden nach den Fristen gelöscht, die Sie festlegen. Ein Löschkonzept benennt jeden Ort, an dem Daten liegen, einschließlich Protokollen und Sicherungen.
Legen Sie vorab fest, wer die Löschung bestätigt und wie sie dokumentiert wird, damit am Ende eines Projekts nichts offen bleibt.
Verantwortlich bleibt die Kanzlei
Kein Anbieter kann der Kanzlei die Verantwortung für die Verschwiegenheit abnehmen. Wir können Risiken verringern, indem wir den Einsatz eng zuschneiden, aber nicht tragen. Wer das erwartet, sollte keinen Agenten einsetzen.
Deshalb beginnt jede Zusammenarbeit mit der Frage, was Sie ohnehin verantworten können. Der Entlastungs-Check ist der Ort, an dem wir sie gemeinsam beantworten, mit der Möglichkeit, am Ende zu sagen: Für Ihr Haus lohnt sich der Einsatz nicht.
Schulung des Teams
Technik und Verträge nützen wenig, wenn das Team die Grenzen nicht kennt. Eine kurze Einweisung klärt: Was sieht der Agent, was nicht, wie meldet man Auffälligkeiten, wer ist Ansprechperson? Sie dauert nicht lange, sollte aber vor dem Start stattfinden und bei Änderungen wiederholt werden.
Eine kurze Schulung mit zwei oder drei Beispielen aus dem Alltag reicht für den Anfang. Wichtig ist, dass jede Person weiß, an wen sie sich bei Zweifeln wendet.
Besondere Fälle
- Anfragende schildern trotz Hinweis Details: Der Agent nimmt sie nicht auf, und die Kanzlei legt fest, wie mit dem Eingang umzugehen ist.
- Fehlversand einer Nachricht: Der Verdacht geht sofort an die benannte Person.
- Anfrage der Gegenseite oder von Behörden: Sofortige Übergabe ohne Auskunft.
- Wunsch eines Mandanten, nicht über KI kontaktiert zu werden: Der Agent beachtet den Vermerk und übergibt.
- Beendigung des Einsatzes: Daten werden nach Vertrag zurückgegeben oder gelöscht, und die Löschung wird bestätigt.
Diese Fälle sind Teil der Testgespräche, die wir mit Ihnen vor dem Start durchspielen.
Was ausschließlich Menschen entscheiden
Er entscheidet nicht, ob eine Information vertraulich ist, ob sie weitergegeben werden darf oder ob ein Dienstleister zulässig ist. Er erteilt keine Auskünfte über Mandanten oder Mandate, auch nicht an Personen, die sich als Beteiligte ausgeben. Er prüft keine Berufspflichten und beantwortet keine Fragen dazu.
Die Verantwortung für die Verschwiegenheit bleibt bei der Kanzlei. Kein Vertrag und keine Technik nimmt sie ab.
Daten und Rechte
Dieser Beitrag beschreibt Praxis und nennt die Rechtsgrundlagen nur, soweit sie in den geprüften Quellen stehen: § 203 StGB, § 43a Abs. 2 BRAO, § 57 Abs. 1 StBerG und Art. 28 DSGVO. Er ist keine Rechtsberatung und trifft keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Weitere Anforderungen, etwa der Berufsordnungen, der Kammern oder des Datenschutzes, kennen Ihre Beratung und Ihre Kammer. Klären Sie das mit Ihrer Beratung, bevor ein Agent in Ihrem Haus eingesetzt wird. Bei Personen steht der Hinweis auf das KI-System am Anfang des Gesprächs, so wie es Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung vorsieht, sofern es nicht offensichtlich ist.
Pilot-Vorschlag (Erst klären, dann erproben)
- Woche 1: Zweck und Datengrenzen schriftlich festlegen, Kammer und Beratung befragen.
- Woche 2: Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Verpflichtungen klären, Zugriffe einrichten.
- Woche 3: Testgespräche mit gestellten Fällen, ohne echte Mandantendaten.
- Woche 4: Start mit einem Kanal, Stichproben der Protokolle und Gespräche.
Als Abbruchkriterium gilt: Es tritt ein, wenn der Agent Zugriff auf mehr bekommt als vereinbart oder Inhalte in Protokollen auftauchen, die dort nicht hingehören.
Wie Sie Wirkung feststellen
Das Team kann erklären, was der Agent sieht und was nicht. Die Protokolle zeigen nur erwartete Zugriffe, und die Kammer hat keine Einwände gegen den Zuschnitt. Mandanten erfahren auf Nachfrage, wie der Kontakt organisiert ist.
Fragen Sie auch intern: Kennt jede Mitarbeiterin die Grenzen? Ein Konzept, das nur auf dem Papier existiert, schützt nicht.
Einwände aus der Kanzlei
Der erste Einwand: Dann lieber gar keine KI. Das ist eine legitime Entscheidung. Der Entlastungs-Check zeigt, ob es überhaupt einen Bereich gibt, in dem sich der Einsatz ohne Berührung mit Mandatsinhalten lohnt.
Der zweite: Mandanten könnten Misstrauen entwickeln. Offenheit hilft: Wer sagt, wofür der Agent da ist und wofür nicht, gewinnt eher Vertrauen.
Was Sie vorab klären können
- Schreiben Sie auf, welche Aufgaben ohne Mandatsinhalte auskommen.
- Fragen Sie Ihre Kammer, welche Anforderungen an externe Dienstleister bestehen.
- Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
- Benennen Sie die Person, die Zugriffe freigibt und prüft.
Hinweise auf den Seiten Wirtschaftskanzleien und Steuerberatungsgesellschaften. Im Glossar: Berufsgeheimnis, Auftragsverarbeitung und Informationssicherheit. Leistung: KI-Beratung und Workshops.
Häufige Fragen
Darf eine Kanzlei einen KI-Dienstleister einsetzen?
Das beurteilen Ihre Kammer und Ihre Rechtsberatung. Wir geben dazu keine Rechtsauskunft.
Was verlangt das Gesetz zur Verschwiegenheit?
§ 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung anvertrauter Geheimnisse unter Strafe. Für Rechtsanwälte gilt zusätzlich § 43a Abs. 2 BRAO, für Steuerberater § 57 Abs. 1 StBerG.
Sieht der Agent Akten?
Nein, nicht in dem hier beschriebenen Zuschnitt. Er sieht Kalender, Kontaktdaten und freigegebene Texte.
Brauchen wir einen Vertrag?
Bei Verarbeitung im Auftrag ja, nach Art. 28 DSGVO. Die Prüfung nehmen Sie mit Ihrer Beratung vor.
Was kostet der Einstieg?
Ab 1.000 € Setup und ab 100 € im Monat für den Wissens-Agenten; Zuschnitt und Anbindungen richten sich nach dem Entlastungs-Check.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen): Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Arzt, Rechtsanwalt, Steuerberater oder in einem anderen genannten Beruf anvertraut wurde, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 43a Abs. 2 BRAO (Verschwiegenheit): Rechtsanwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und müssen Mitarbeitende in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 57 Abs. 1 StBerG (Berufspflichten): Steuerberater üben ihren Beruf verschwiegen aus. Die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.