Blog · Kanzleien und Steuerberatung
Datensparsamer Erstkontakt:
Anfragen aufnehmen, ohne Mandatsgeheimnisse abzufragen.
Wer eine Kanzlei kontaktiert, kann mehr schreiben, als nötig wäre. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Agent den Erstkontakt so führt, dass nur aufgenommen wird, was zur Terminvergabe und Zuordnung gebraucht wird, und alles Weitere im Gespräch bleibt.
Kurz gesagtEin KI-Agent kann den Erstkontakt in Kanzlei und Steuerberatung übernehmen: Kontaktdaten und Anliegenart aufnehmen, auf den Verzicht auf Details hinweisen und einen Termin oder Rückruf vorbereiten. Rechtliche Beratung, Annahme eines Mandats und Fristenauskünfte bleiben bei Berufsträgern.
Der erste Satz kann schon zu viel sein
Wer ein rechtliches oder steuerliches Problem hat, will es erklären. Am Telefon, per Mail, im Formular kann die Schilderung mit Einzelheiten beginnen, die ein Berufsgeheimnis betreffen. Für die Kanzlei entsteht daraus eine Pflicht, die sie nicht abgeben kann, nämlich Verschwiegenheit. Für den Erstkontakt heißt das: Je weniger vorab erzählt wird, desto geringer das Risiko, dass Inhalte in Systeme geraten, die dafür nicht gedacht sind.
Gleichzeitig sollen Anfragende nicht abgewiesen werden. Sie erwarten eine freundliche Antwort und einen nächsten Schritt. Zwei Dinge soll der Agent deshalb zugleich tun: höflich aufnehmen und freundlich bremsen, wenn jemand zu viel schreibt.
Die Verantwortung für Verschwiegenheit bleibt bei den Berufsträgern. Am meisten hilft er, indem er so wenig wie möglich aufnimmt.
So läuft der Erstkontakt ab, sechs Schritte
- Anfrage entgegennehmenDer Agent begrüßt, nennt den Zweck der Aufnahme und weist darauf hin, dass keine Details zum Fall nötig sind.
- Hinweis auf KIEr sagt, dass er ein KI-Assistent ist, und bietet jederzeit den Weg zu einer Person an.
- Kontakt aufnehmenEr erfragt Name, Rückrufnummer oder Mail und das Rechtsgebiet in einer groben Auswahl.
- Wunschzeit festhaltenEr notiert, wann ein Gespräch passt, und ob Dringlichkeit besteht, wie die Person sie selbst nennt.
- ZusammenfassenEr fasst die Angaben knapp zusammen und lässt sie bestätigen.
- ÜbergebenDas Sekretariat oder die Berufsträgerin erhält die Notiz und entscheidet über Termin, Rückruf oder Absage.
Wer mehr erzählt, als verlangt war, bekommt den freundlichen Hinweis, dass die Einzelheiten dem Gespräch vorbehalten sind. In die Notiz nimmt er sie nicht auf.
Legen Sie schriftlich fest, welche Angaben der Erstkontakt abfragt und welche bewusst nicht.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Eine Steuerberatung bekommt über das Formular eine Nachricht, in der jemand ausführlich seine Einkünfte schildert. Die Einzelheiten nehme er nicht auf, antwortet der Agent, für den Termin brauche er nur wenige Angaben. Notiert werden Name, Rückrufnummer und das Gebiet „Einkommensteuer“, und nach einer Wunschzeit wird gefragt.
Die Sekretärin vereinbart einen Termin. Die Schilderung selbst taucht in keiner Notiz des Agenten auf und wird im Gespräch behandelt. Dass die Nachricht trotzdem im Postfach liegt, ist eine Frage der Gestaltung des Formulars, die wir mit der Kanzlei klären.
Formulare, die nicht zu viel fragen
Die beste Datensparsamkeit beginnt im Formular. Ein Freitextfeld lädt zum Erzählen ein, eine Auswahl nicht. Wir empfehlen, das Anliegen über eine kurze Liste von Gebieten zu erfassen und einen Satz zu ergänzen, der darum bittet, keine Einzelheiten zu schildern. Der Satz muss freundlich sein und den Grund nennen: Das Gespräch behandelt alles Weitere vertraulich.
Wer dennoch Freitext benötigt, begrenzt die Länge und weist auf den Verzicht hin. Ob und wie Freitext zulässig ist, entscheidet die Kanzlei mit ihrer Datenschutzbeauftragten. Der Agent hält sich an das, was festgelegt ist.
Prüfen Sie jedes Feld daraufhin, ob der erste Termin ohne die Angabe stattfinden könnte. Ist die Antwort ja, gehört das Feld ins Gespräch und nicht ins Erstformular.
Wenn jemand trotzdem erzählt
Menschen halten sich nicht an Hinweise, schon gar nicht in belastenden Lagen. Der Agent bremst deshalb freundlich: Er dankt, sagt, dass er die Einzelheiten nicht verarbeiten sollte, und verweist auf das Gespräch. Nichts wird wiederholt oder zusammengefasst, und Nachfragen zum Fall gibt es keine.
Was bereits geschrieben wurde, kann er nicht ungeschehen machen. Deshalb gehört zur Gestaltung eine Regel, wie mit solchen Nachrichten umgegangen wird, etwa ein Hinweis an das Sekretariat. Die Regel legt die Kanzlei fest.
Dringlichkeit ohne Rechtsberatung
Manche Anfragen sind eilig, etwa weil eine Frist läuft oder ein Termin bevorsteht. Der Agent fragt danach nicht inhaltlich, sondern nimmt entgegen, was die Person selbst sagt: „Ich habe eine Frist bis nächste Woche.“ Er trägt den Hinweis in die Notiz ein und stellt sie in der Liste nach vorn.
Ob die Frist tatsächlich besteht und was daraus folgt, beurteilt der Berufsträger. Beruhigen, warnen oder zu bestimmten Schritten raten, das tut der Agent nicht.
Telefon, Mail, Formular: Unterschiede im Risiko
Jeder Kanal erzeugt eigene Risiken. Ein Formular lässt sich gestalten und begrenzen. Eine Mail kann alles enthalten, und was einmal im Postfach liegt, ist dort. Ein Telefonat verlangt, dass der Agent Sprache versteht und in Echtzeit bremst, ohne unhöflich zu wirken. Wir empfehlen deshalb, mit dem Kanal zu beginnen, den Sie am besten steuern können, in der Regel dem Formular.
Welche Kanäle später folgen, hängt von den Erfahrungen ab. Für das Telefon braucht es klare Gesprächsregeln und einen sicheren Umgang mit Aufzeichnungen, falls solche entstehen. Ob Gespräche aufgezeichnet werden dürfen, ist eine rechtliche Frage, die wir nicht beurteilen.
Sprache und Haltung in der Aufnahme
Menschen, die eine Kanzlei kontaktieren, können angespannt sein. Ruhig antwortet er, nennt klar, was er tut, und zeigt, wie es weitergeht. Kurze Sätze, keine Fachbegriffe, bei der Sache bleiben: so spricht er. Mitgefühl drückt er sparsam aus: eine freundliche Formulierung, kein Mitleidstext.
Er sagt, dass er ein Assistent ist, und tut nicht so, als wäre er die Kanzlei. Wer ein Gespräch mit einem Menschen möchte, bekommt es ohne Umwege. Diese Haltung entsteht aus den Texten, die wir mit Ihnen schreiben, und wird im Pilot an echten Formulierungen geprüft.
Zusammenarbeit mit dem Sekretariat
Das Sekretariat entscheidet, wie mit einer Anfrage weiterverfahren wird. Es bekommt vom Agenten eine kurze Notiz: Name, Kontakt, Gebiet, Wunschzeit, Hinweise auf Eile in den Worten der Person. Mehr nicht. Daraus macht es einen Termin, einen Rückruf oder eine Absage.
Damit die Notiz nützlich ist, legen wir ihr Format gemeinsam fest und passen es an, wenn das Sekretariat etwas vermisst. Der Agent entlastet, wenn die Notiz so brauchbar ist, dass niemand nachfragen muss.
Besondere Fälle
- Anfrage eines Bestandsmandanten: Der Agent erkennt Kontaktdaten und leitet an die zuständige Person weiter, ohne Details zu erfragen.
- Anfrage der Gegenseite oder von Behörden: Er übergibt sofort und gibt keine Auskunft.
- Bitte um Rechtsauskunft per Chat: Er verweist auf ein Gespräch und beantwortet nichts inhaltlich.
- Anfrage außerhalb der Rechtsgebiete der Kanzlei: Er weist darauf hin, ohne an andere Kanzleien zu empfehlen, es sei denn, die Kanzlei hat das festgelegt.
- Beschwerde über die Kanzlei: Übergabe an die Leitung.
Diese Fälle gehören zu den Testgesprächen, die wir vor dem Start mit Ihnen durchspielen.
Wo die Grenzen des Agenten liegen
Er nimmt kein Mandat an, lehnt keines ab und gibt keine Rechts- oder Steuerauskünfte. Er sagt nichts zu Erfolgsaussichten, Fristen oder Kosten und bewertet keine Anliegen. Verbindliche Termine vereinbart er erst, wenn das Sekretariat zugestimmt hat.
Die Annahme eines Mandats und jede Auskunft zur Sache sind Aufgaben der Berufsträger. Der Agent nimmt auf, was zur Kontaktaufnahme nötig ist.
Daten und Rechte
Auch minimale Angaben sind personenbezogene Daten. Sobald wir Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festhält. Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung verlangt die Information, dass man mit einem KI-System spricht, sofern das nicht offensichtlich ist; im Gespräch mit Personen ist der Hinweis deshalb Teil des Ablaufs.
Zur Verschwiegenheit: Wer als Rechtsanwalt oder Steuerberater anvertraute Geheimnisse unbefugt offenbart, kann nach § 203 StGB bestraft werden. Rechtsanwälte müssen Mitarbeitende in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 43a Abs. 2 BRAO), Steuerberater üben ihren Beruf verschwiegen aus (§ 57 Abs. 1 StBerG). Ob und unter welchen Voraussetzungen ein externer Dienstleister eingebunden werden darf, beurteilt Ihre Kammer oder Rechtsberatung.
Pilot-Vorschlag (Ein Kanal, drei Wochen)
- Woche 1: Kanal wählen, Rechtsgebiete als Auswahl festlegen, Datenschutz und Verschwiegenheit mit Ihrer Beratung klären.
- Woche 2: Testgespräche mit gestellten Fällen, darunter Anfragende, die zu viel erzählen.
- Woche 3: Start mit einem Kanal, das Sekretariat prüft jede Notiz.
- Auswertung: Enthält eine Notiz Details, die nicht hineingehören? Wie viele Anfragen führten zu einem Termin?
Als Abbruchkriterium gilt: Es tritt ein, wenn Fallinhalte in Notizen auftauchen oder der Agent inhaltliche Auskünfte gibt.
Erste Anzeichen, dass es funktioniert
Notizen sind kurz und enthalten nur Kontaktdaten, Gebiet und Wunschzeit. Das Sekretariat spart Zeit beim Sortieren. Anfragende erhalten schnell eine freundliche Antwort und einen nächsten Schritt.
Prüfen Sie Stichproben der Notizen auf unerwünschte Inhalte. Findet sich dort etwas, ist die Gestaltung nachzuschärfen.
Einwände aus der Kanzlei
Der erste Einwand: Mandanten wollen mit Menschen sprechen. Dann bekommen sie das Gespräch, und der Agent hat nur den Weg dorthin kürzer gemacht.
Der zweite: Wir wollen keine KI im Erstkontakt, die Vertrauliches sehen könnte. Genau deshalb ist das Konzept auf Verzicht gebaut. Ob es für Ihre Kanzlei genügt, entscheiden Sie.
Schritte, die Sie sofort angehen können
- Lesen Sie die letzten fünf Erstanfragen und notieren Sie, was darin stand, das ins Gespräch gehört.
- Schreiben Sie auf, welche Angaben der Erstkontakt wirklich braucht.
- Klären Sie, wer Kontakt zu Datenschutzbeauftragter und Kammer hält.
- Bestimmen Sie, wie mit unerwünschten Details umgegangen wird.
Hinweise auf den Seiten Wirtschaftskanzleien und Steuerberatungsgesellschaften. Im Glossar: Datenminimierung, Berufsgeheimnis und Transparenzpflicht. Leistung: Support-Automatisierung.
Häufige Fragen
Nimmt der Agent Mandate an?
Nein. Er nimmt Kontaktdaten und Gebiet auf. Über Mandate entscheiden Berufsträger.
Was tut er, wenn jemand sein Problem schildert?
Er bremst freundlich, verweist auf das Gespräch und nimmt die Einzelheiten nicht auf.
Gibt er Rechts- oder Steuerauskünfte?
Nein. Auch nicht allgemein. Er verweist auf das Gespräch.
Wie funktioniert der Hinweis auf die KI?
Als kurzer Satz am Gesprächsbeginn im Sinne von Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung. Wo es offensichtlich ist, ist er nicht verlangt.
Was kostet der Start?
Preisrahmen: ab 1.000 € Setup und ab 100 € im Monat für den Wissens-Agenten; Anbindung an Formular und Telefonie richtet sich nach Umfang.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen): Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Arzt, Rechtsanwalt, Steuerberater oder in einem anderen genannten Beruf anvertraut wurde, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 43a Abs. 2 BRAO (Verschwiegenheit): Rechtsanwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und müssen Mitarbeitende in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 57 Abs. 1 StBerG (Berufspflichten): Steuerberater üben ihren Beruf verschwiegen aus. Die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- DSGVO, Art. 28 (Auftragsverarbeiter): Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, arbeitet der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung folgt einem Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50 Abs. 1 (konsolidiert, Stand 27.7.2026): Anbieter von KI-Systemen, die direkt mit Personen interagieren, stellen sicher, dass diese informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, es sei denn, das ist aus den Umständen offensichtlich. Der Artikel gilt seit dem 2. August 2026. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.