Blog · Kanzleien und Steuerberatung
Abgrenzung zur Beratung:
Wo der Agent aufhört und die Berufsträgerin anfängt.
Die Grenze zwischen Auskunft und Beratung ist im Kanzleialltag fließend, und ein Agent muss sie scharf einhalten. Dieser Beitrag zeigt, wie man sie für einen Agenten festlegt, testet und im Betrieb überwacht.
Kurz gesagtEin KI-Agent in der Kanzlei darf organisatorische Fragen beantworten, aber nicht beraten. Die Grenze legt die Kanzlei fest, hält sie in Systemanweisung und Testfällen schriftlich fest und prüft sie laufend. Ob eine Auskunft bereits Beratung wäre, beurteilen Berufsträger und die Kammer.
Auskunft oder Beratung?
Am Empfang einer Kanzlei werden täglich Fragen gestellt, die an der Grenze liegen. Wann ist mein Termin? Brauche ich dafür Unterlagen? Muss ich bis morgen etwas tun? Die erste Frage ist reine Organisation, die zweite berührt den Inhalt, die dritte ist Beratung. Menschen im Sekretariat spüren die Grenze und verweisen auf die Berufsträgerin, ohne lange zu überlegen.
Ein Agent hat dieses Gespür nicht. Er braucht eine Grenze, die aufgeschrieben ist, und Beispiele, an denen sie sich erproben lässt. Die Grenze legt die Kanzlei fest, nicht der Anbieter. Wir helfen, sie so zu formulieren, dass ein Agent sie umsetzen kann.
Wo genau Beratung beginnt, ist eine berufsrechtliche Frage, die wir nicht beantworten. Wir bauen den Agenten so, dass er im Zweifel zurückhaltend ist.
So wird die Grenze gezogen, sechs Schritte
- Fragen sammelnDas Sekretariat notiert eine Zeit lang die Fragen, die Anrufende und Schreibende tatsächlich stellen.
- EinteilenGemeinsam mit der Berufsträgerin werden die Fragen in drei Gruppen sortiert: organisatorisch, Grenzfall, Beratung.
- Regeln schreibenFür jede Gruppe wird festgelegt, was der Agent tut: antworten, vorsichtig verweisen oder sofort übergeben.
- Formulierungen festlegenFür Grenzfälle und Beratungsfragen entstehen feste Antworttexte, die auf ein Gespräch verweisen.
- TestenEine Sammlung gestellter Fragen prüft, ob der Agent die Regeln einhält.
- ÜberwachenIm Betrieb prüft eine Person Stichproben und ergänzt Regeln bei neuen Fällen.
Die Einteilung ist kein einmaliger Schritt. Sie wächst mit der Praxis und bleibt in der Verantwortung der Kanzlei.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Eine Steuerberatung sammelt zwei Wochen lang die Fragen am Empfang. Es zeigt sich, dass Fragen zu Öffnungszeiten, Unterlagen und Terminen im Vordergrund stehen. Einige fragen, ob eine Ausgabe absetzbar ist. Die Berufsträgerin ordnet die ersten der organisatorischen Gruppe zu, die letzten der Beratung.
Für die Absetzbarkeit entsteht ein fester Satz: Dazu berät die Kanzlei im Gespräch, gern vereinbaren wir einen Termin. Beim Test stellt das Team dem Agenten Fragen in verschiedenen Formulierungen, etwa „Kann ich das von der Steuer nehmen?“. Jedes Mal verweist der Agent auf das Gespräch.
Die drei Gruppen im Detail
Zur ersten Gruppe gehören Fragen zu Organisation: Öffnungszeiten, Terminvereinbarung, benötigte Unterlagen laut Checkliste, Status eines Vorgangs, Ansprechpersonen. Hier antwortet der Agent aus freigegebenen Angaben. Die zweite Gruppe umfasst Grenzfälle, etwa die Frage, ob ein Dokument wichtig sei. Hier antwortet er knapp und verweist auf die Berufsträgerin.
Die dritte Gruppe ist Beratung: Bewertungen, Empfehlungen, Fristeinschätzungen, Erfolgsaussichten. Hier antwortet er inhaltlich nicht und bietet stattdessen ein Gespräch an. Wo die Grenze zwischen zweiter und dritter Gruppe verläuft, entscheidet die Kanzlei. Im Zweifel gilt die strengere Gruppe. Die Kanzlei kann die Einteilung später jederzeit enger oder weiter fassen, sobald Erfahrung aus dem Betrieb vorliegt.
Die ersten beiden Gruppen sind Organisation und allgemeine Information. Auch hier gilt: Der Agent gibt nur wieder, was die Kanzlei dafür freigegeben hat, und erfindet keine eigenen Erklärungen.
Formulierungen, die nicht belehren
Eine Absage kann freundlich sein oder abweisend. „Dazu darf ich nichts sagen“ klingt kalt, „Das bespricht die Kanzlei am besten persönlich mit Ihnen, möchten Sie einen Termin?“ klingt hilfsbereit. Die Texte für Grenzfälle sind deshalb Handarbeit und werden mit dem Team abgestimmt.
Hakt jemand nach, wiederholt der Agent den Verweis nicht in derselben Form und bleibt bei der Sache. Bleibt die Person bei ihrer Frage, bietet er die Übergabe an einen Menschen an, statt sich zu erklären.
Testen mit Grenzfällen
Der Test ist der wichtigste Schritt. Wir sammeln Fragen aus dem Alltag und formulieren Varianten: höflich, ungeduldig, indirekt, in Etappen gestellt. Jede davon muss der Agent korrekt einordnen. Sagt er bei einer Variante etwas, das nach Beratung klingt, wird die Regel nachgeschärft.
Die Testsammlung wächst mit der Zeit. Jeder auffällige Fall aus dem Betrieb kommt hinzu. Vor jeder Änderung der Systemanweisung läuft die gesamte Sammlung erneut, damit eine Korrektur keine andere Regel beschädigt.
Ein guter Grenzfall ist die Frage, die harmlos klingt und doch eine Bewertung verlangt. Solche Fälle gehören an den Anfang der Testsammlung, weil an ihnen die Haltung des Agenten sichtbar wird.
Allgemeine Informationen auf der Website
Kanzleien können allgemeine Informationen auf ihrer Website veröffentlichen, etwa Merkblätter oder Hinweise zu Abläufen. Ob der Agent darauf verweisen darf, entscheidet die Kanzlei. Zum Beispiel kann er auf die Seite zur Terminvereinbarung oder auf eine Liste benötigter Unterlagen hinweisen. Für Inhalte, die als Information gedacht sind, gilt: Er gibt sie unverändert wieder und kennzeichnet sie als allgemein.
In eigene Worte fasst er solche Inhalte nicht, weil jede Umformulierung Bedeutung verschieben kann. Wer mehr wissen will, wird an das Gespräch verwiesen.
Überwachung im Betrieb
Auch nach dem Start bleibt die Grenze eine Daueraufgabe. Eine Person liest Stichproben der Gespräche und achtet auf Antworten, die zu weit gehen. Jeder Fund führt zu einer Regel oder einem Testfall. Zusätzlich gibt es eine einfache Meldemöglichkeit für das Team: Wer eine Antwort für heikel hält, markiert sie.
Die Auswertung geht an die Berufsträgerin, die entscheidet, ob die Grenze zu verschieben ist. Der Agent verschiebt sie nie selbst.
Stichproben aus echten Gesprächen, zu Beginn engmaschig und später seltener, zeigen, ob die Grenze im Betrieb so hält wie im Test.
Dokumentation der Grenzziehung
Wer später erklären will, wie der Agent eingesetzt wurde, braucht eine Dokumentation: Welche Fragen wurden erlaubt, welche nicht, wer hat entschieden, wann wurde geändert? Wir führen diese Dokumentation mit Ihnen als einfache Liste mit Datum und Verantwortlichem. Sie ist zugleich die Grundlage jeder Schulung neuer Mitarbeitender.
Für die Kammer oder in einem Streitfall kann sie belegen, dass die Kanzlei den Einsatz bewusst und kontrolliert gestaltet hat. Rechtliche Wirkung entfaltet sie nicht von allein; die Bewertung liegt bei Ihrer Beratung.
Besondere Fälle
- Der Anrufende gibt vor, Mandant zu sein: Der Agent verweist auf den Weg über die Kanzlei, ohne Auskunft zur Sache.
- Fragen zu Fristen aus einem Schreiben: Er nimmt die Nachricht auf und gibt sie an eine Person.
- Fragen von Journalistinnen oder Behörden: Sofortige Übergabe.
- Bitte um Einschätzung „nur kurz“: Er bleibt beim Verweis auf das Gespräch.
- Fragen zur Qualität der Kanzlei oder zu Honoraren: Er übergibt an das Sekretariat.
Diese Fälle gehören zur Testsammlung, die wir vor dem Start mit Ihnen erstellen.
Wo die Grenzen des Agenten liegen
Er berät nicht, gibt keine rechtlichen oder steuerlichen Einschätzungen, bewertet keine Erfolgsaussichten und macht keine Zusagen zu Fristen oder Ergebnissen. Schreiben interpretiert er nicht, Bescheide erklärt er nicht. Er entscheidet auch nicht, ob eine Frage organisatorisch ist, wenn die Regeln es nicht ausdrücklich sagen.
Im Zweifel verweist er auf ein Gespräch. Diese Zurückhaltung ist gewollt, auch wenn sie im Einzelfall wie Übervorsicht wirkt.
Der Verweis auf die Berufsträgerin ist kein Ausweichen, sondern eine Auskunft: Diese Frage gehört in ein Gespräch, und der Agent bietet den Termin an.
Daten und Rechte
Die Grenzziehung berührt vor allem die Verschwiegenheit und das Berufsrecht. § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung anvertrauter Geheimnisse unter Strafe, § 43a Abs. 2 BRAO verpflichtet Rechtsanwälte zur Verschwiegenheit und zur Verpflichtung ihrer Mitarbeitenden in Textform, und § 57 Abs. 1 StBerG verlangt von Steuerberatern verschwiegene Berufsausübung. Ob und wie ein Dienstleister eingebunden werden darf, beurteilen Kammer und Beratung.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt unter anderem, worum es geht, wie lange die Verarbeitung dauert sowie Art und Zweck. Wo der Agent direkt mit Personen spricht, weist er nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung auf den Einsatz eines KI-Systems hin, sofern das nicht offensichtlich ist.
Pilot-Vorschlag (Grenzen erproben, drei Wochen)
- Woche 1: Fragen sammeln, einteilen, Regeln und Antworttexte mit der Berufsträgerin festlegen.
- Woche 2: Testsammlung erstellen und durchspielen, Regeln nachschärfen.
- Woche 3: Start mit einem Kanal, Stichprobenprüfung aller Antworten durch das Team.
- Auswertung: Wie oft wurde auf ein Gespräch verwiesen, gab es Antworten an der Grenze, welche Fälle fehlten in der Sammlung?
Abbruch gilt bei jeder Antwort, die als Beratung gelesen werden kann.
Erste Anzeichen, dass es funktioniert
Das Team prüft Stichproben und findet keine Antworten, die zu weit gehen. Anfragende erleben die Verweise als hilfreich, nicht als Abfuhr. Neue Grenzfälle werden gemeldet und in die Sammlung aufgenommen.
Hören Sie auf die Berufsträgerinnen: Würden sie jede Antwort so geben? Wenn nicht, ist die Regel zu ändern, nicht der Maßstab.
Einwände aus der Kanzlei
Der erste Einwand: Das Risiko ist zu groß. Dann ist ein enger Zuschnitt die richtige Wahl, etwa Terminorganisation und Statusauskunft, ohne weitere Fragen.
Der zweite: Es nützt nichts, wenn der Agent ständig verweist. Verweist er sehr zahlreich, ist die Regel zu streng oder die Fragen gehören nicht zu seinem Zuschnitt. Der Pilot zeigt, welches von beidem.
Schritte, die Sie sofort angehen können
- Notieren Sie eine Woche lang die Fragen am Empfang.
- Sortieren Sie sie in organisatorisch, Grenzfall und Beratung.
- Formulieren Sie drei Verweissätze, die Sie selbst gern hören würden.
- Fragen Sie Ihre Kammer nach den Anforderungen an Hilfsmittel.
Die Branchenseiten: Wirtschaftskanzleien und Steuerberatungsgesellschaften. Im Glossar: Eskalationsregel, Systemanweisung und Stichprobenprüfung. Leistung: KI-Beratung und Workshops.
Häufige Fragen
Wer legt die Grenze fest?
Die Kanzlei. Wir helfen bei der Formulierung und beim Test, entscheiden sie aber nicht.
Darf der Agent allgemeine Hinweise geben?
Nur zu Organisation. Hinweise zur Sache verweisen auf ein Gespräch.
Wie wird die Grenze geprüft?
Mit einer Sammlung von Testfragen vor dem Start und Stichproben im Betrieb.
Was passiert bei neuen Grenzfällen?
Sie werden gemeldet, entschieden und in die Testsammlung aufgenommen.
Was kostet der Start?
Preisrahmen: ab 1.000 € Setup und ab 100 € im Monat für den Wissens-Agenten; Umfang der Tests und Anbindungen richtet sich nach dem Entlastungs-Check.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- § 2 Abs. 1 RDG (Begriff der Rechtsdienstleistung): Rechtsdienstleistung ist jede Tätigkeit in konkreten fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 43a Abs. 2 BRAO (Verschwiegenheit): Rechtsanwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und müssen Mitarbeitende in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50 Abs. 1 (konsolidiert, Stand 27.7.2026): Anbieter von KI-Systemen, die direkt mit Personen interagieren, stellen sicher, dass diese informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, es sei denn, das ist aus den Umständen offensichtlich. Der Artikel gilt seit dem 2. August 2026. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.