Blog · Gesundheitsdienstleister
Datenschutz im Praxisalltag:
was ein KI-Agent sehen darf und was nicht.
Datenschutz in der Praxis scheitert selten am Willen, sondern an unklaren Alltagsentscheidungen: Wer sieht was, was steht im Kalender, was wird per Mail verschickt? Dieser Beitrag übersetzt die Fragen in eine Arbeitsliste für den Einsatz eines KI-Agenten am Empfang.
Kurz gesagtEin KI-Agent in der Praxis arbeitet datensparsam, wenn er nur organisatorische Angaben verarbeitet und Gesundheitsangaben dem Gespräch mit dem Team überlässt. Was zulässig ist, klären Sie vorab mit Ihrer Datenschutzbeauftragten und Ihrer Kammer; wir bauen nach deren Vorgaben und geben keine Rechtsauskunft.
Der Empfang ist die Datenschutzstelle der Praxis
Am Empfang laufen Namen, Telefonnummern, Terminwünsche, Unterlagen und Gespräche zusammen. Wer dort arbeitet, trifft den ganzen Tag kleine Datenschutzentscheidungen, ohne sie so zu nennen: Was sage ich am Telefon, wenn jemand nach einem Termin einer anderen Person fragt? Was darf auf dem Zettel am Monitor stehen? Wohin geht die Antwort auf eine Mail?
Setzt eine Praxis einen KI-Agenten ein, kommen diese Entscheidungen nicht zusätzlich hinzu, sie werden sichtbar. Alles, was bisher implizit im Kopf der Mitarbeitenden lag, muss aufgeschrieben werden, weil der Agent nur das tut, was festgelegt ist. Das ist anstrengend und zugleich ein Gewinn: Am Ende existiert eine Regelung, die vorher fehlte.
Welche Angaben ein Agent am Empfang verarbeitet
Hilfreich ist eine Dreiteilung. Erstens organisatorische Angaben: Name, Rückrufnummer, Wunschzeit, Art des Anliegens in neutralen Kategorien wie Termin, Unterlagen oder Organisatorisches. Zweitens Angaben, die auf die Gesundheit hindeuten können, etwa Medikamentennamen, Beschwerden oder Befunde. Drittens alles dazwischen, bei dem erst die Praxis entscheidet, ob es dazugehört, zum Beispiel die Fachrichtung bei einer Gemeinschaftspraxis.
Wir empfehlen, den Agenten zunächst nur mit der ersten Gruppe arbeiten zu lassen. Die zweite Gruppe bleibt dem Gespräch mit dem Team vorbehalten, denn die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt. Über die dritte Gruppe entscheiden Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten, und zwar vor dem Start, nicht nach dem ersten Vorfall.
Datensparsam gestalten: Formulare und Gesprächsführung
- Kategorien statt FreitextAnliegen werden aus einer festen Auswahl gewählt. Ein Freitextfeld lädt dazu ein, Beschwerden zu schildern.
- Hinweis im FormularEin kurzer Satz bittet darum, keine Gesundheitsangaben zu machen, und nennt den Weg zum Gespräch.
- Abbruch bei GesundheitsangabenSchildert jemand im Dialog doch Beschwerden, nimmt der Agent sie nicht auf, sondern bietet den Rückruf an.
- Nur nötige FelderJedes Feld hat einen Zweck, der sich in einem Satz erklären lässt. Felder ohne Zweck entfallen.
- Neutrale NachrichtenErinnerungen und Einladungen verraten nicht, wozu der Termin dient.
- Prüfen mit gespielten FällenVor dem Start werden Gespräche durchgespielt, in denen Gäste genau das tun, was nicht vorgesehen ist.
Diese Gestaltung ist Praxis, keine Rechtsvorschrift; sie folgt dem Gedanken, nur zu verarbeiten, was für den Zweck nötig ist. Mehr dazu im Glossar unter Datenminimierung.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Eine Praxis mit mehreren Behandelnden möchte Terminanfragen über ein Formular und einen Dialog annehmen. Gemeinsam mit der Datenschutzbeauftragten legt sie fest: Das Formular fragt Name, Rückrufnummer, gewünschten Zeitraum und eine Kategorie ab. Es gibt kein Freitextfeld. Im Dialog erscheint ein Hinweis, dass keine Beschwerden geschildert werden sollen.
Eines Tages schreibt jemand trotzdem, er habe seit Tagen starke Schmerzen. Der Agent nimmt das nicht auf, bedankt sich und bietet einen Rückruf durch das Team an. Der Eintrag in der Liste enthält nur den Terminwunsch und den Vermerk „Rückruf gewünscht“. Das Team ruft an und bespricht den Rest am Telefon, wo es hingehört.
Das Beispiel macht deutlich, dass die Regel für den Ernstfall vorher geübt wird. Wer im Team weiß, was bei einer unerwarteten Schilderung zu tun ist, handelt ruhig und ohne Umweg.
Wer hat Zugriff? Rollen und Rechte
Der Agent erhält nur die Zugriffe, die seine Aufgabe braucht. Für die Terminannahme genügt der Zugriff auf freie Zeitfenster, nicht auf Patientenakten. Für Einladungen genügt eine freigegebene Liste von Namen und Kontaktwegen, nicht der gesamte Bestand. Schreibrechte in der Praxissoftware bekommt er nur, wenn Sie das ausdrücklich wollen, und dann begrenzt auf Terminvorschläge.
Auf Seiten des Teams gilt dasselbe Prinzip. Die Liste mit Rückrufen sehen nur die, die Rückrufe bearbeiten. Änderungen am Agenten, an Texten und Regeln nimmt eine benannte Person vor, und jede Änderung wird festgehalten. So lässt sich später nachvollziehen, wer wann was geändert hat. Einzelheiten stehen im Glossar unter Protokollierung.
Speichern, aufbewahren, löschen
Für jede Art von Daten braucht es eine Frist. Dialogverläufe, Rückruflisten, Einladungslisten und Protokolle haben unterschiedliche Zwecke und damit unterschiedliche Aufbewahrungszeiten. Wir tragen die Fristen, die Sie festlegen, in das Löschkonzept ein und richten die automatische Löschung danach aus. Welche Frist für welche Daten gilt, ist eine Frage an Ihre Datenschutzbeauftragte; wir nennen keine Zahlen, die wir nicht belegen können.
Wichtig ist die Löschung auch dort, wo man sie leicht vergisst: in Sicherungskopien, in Protokollen und beim Dienstleister. Das Löschkonzept benennt deshalb jeden Ort, an dem Daten liegen. Mehr dazu im Glossar unter Löschkonzept.
Dienstleister, Verträge und Verschwiegenheit
Setzt die Praxis einen Dienstleister wie uns ein, verarbeitet dieser Daten in ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegt. Dazu kommt bei Heilberufen die Verschwiegenheit: § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung anvertrauter Geheimnisse unter Strafe. Ob und wie Dienstleister einbezogen werden dürfen, klärt Ihre Rechtsberatung.
Wie sich beides im Einzelfall verbindet, beurteilen wir nicht. Das ist Sache Ihrer Beratung, Ihrer Kammer und Ihrer Datenschutzbeauftragten, und ein Hinweis darauf gehört in jedes Gespräch über den Einsatz.. Unser Teil ist, den Agenten so zu bauen, dass er die Ergebnisse dieser Prüfung umsetzen kann.
Betroffenenrechte im Alltag
Patientinnen können Fragen zu ihren Daten stellen: Was ist gespeichert, was soll berichtigt oder gelöscht werden? Ein Agent beantwortet solche Anfragen nicht eigenständig. Er erkennt sie als Datenschutzanliegen, gibt sie an die benannte Person in der Praxis weiter und vermerkt Eingang und Frist. Die Antwort verfasst ein Mensch.
Damit das funktioniert, muss die Praxis wissen, wo Daten liegen. Die Übersicht aus dem Löschkonzept hilft hier doppelt: Sie zeigt, wo gesucht und wo gelöscht werden muss.
Besondere Fälle
- Angehörige rufen an: Der Agent gibt keine Auskunft zu Terminen oder Personen und verweist auf das Team.
- Minderjährige und Betreuung: Wer für wen anfragen darf, regelt die Praxis; der Agent wendet die Regel an, er entscheidet sie nicht.
- Versehentlich geschilderte Beschwerden: Der Agent nimmt sie nicht auf, wie im Beispiel beschrieben.
- Datenpanne vermutet: Der Agent leitet den Verdacht sofort an die benannte Person weiter. Eine Meldung entscheidet die Praxis.
- Wechsel des Dienstleisters: Daten werden nach den Vorgaben des Vertrags zurückgegeben oder gelöscht.
Diese Fälle werden vor dem Start als Testgespräche gespielt und in der Systemanweisung abgebildet.
Einwände aus Praxis und Team
„Wir sind eine kleine Praxis, das ist zu aufwendig.“ Der Aufwand liegt in der Festlegung, nicht im Betrieb, und er fällt einmal an. Die Liste der erlaubten Angaben passt auf eine Seite, und was auf eine Seite passt, lässt sich auch im Team besprechen.
„Die Patientinnen schreiben ohnehin, was sie wollen.“ Das stimmt, und deshalb gehört die Abweisung von Gesundheitsangaben zum Ablauf. Der Agent nimmt sie nicht auf und verweist freundlich auf das Gespräch. Wie das im Dialog klingt, legen Sie in den Beispieltexten fest.
„Wer haftet, wenn doch etwas schiefgeht?“ Die Haftungsfrage beantworten wir nicht. Sie gehört in den Vertrag und in das Gespräch mit Ihrer Beratung, bevor der Pilot beginnt.
Was ausschließlich Menschen entscheiden
Er entscheidet nicht, ob eine Verarbeitung zulässig ist, ob eine Einwilligung vorliegt oder ob ein Dienstleister eingebunden werden darf. Er beantwortet keine Datenschutzanfragen, meldet keine Vorfälle und gibt keine Rechtsauskunft. Er erteilt keine Auskünfte über Patientinnen und trifft keine medizinischen Aussagen.
Alle diese Entscheidungen bleiben bei Menschen: bei der Praxisleitung, der Datenschutzbeauftragten und der Beratung. Der Agent ist ein Werkzeug, das nach festen Regeln arbeitet, und er bleibt es.
Pilot-Vorschlag (Datenschutz zuerst, Technik danach)
- Woche 1: Gespräch mit Datenschutzbeauftragter und Beratung: Welche Angaben darf der Agent verarbeiten, welche nicht? Ergebnis ist eine schriftliche Liste.
- Woche 2: Formular, Hinweise und Löschfristen nach dieser Liste gestalten, Rollen und Zugriffe festlegen.
- Woche 3: Testgespräche mit den besonderen Fällen, Prüfung durch die verantwortliche Person.
- Woche 4: Start mit einem Kanal. Auswertung der Protokolle: Wurde jede Gesundheitsangabe abgewiesen, wurden alle Datenschutzanliegen weitergegeben?
Der Pilot endet vorzeitig, wenn der Agent Angaben aufnimmt, die laut Liste ausgeschlossen sind, oder wenn Löschfristen nicht greifen.
Wie Sie Wirkung feststellen
Das Team weiß, was der Agent darf und was nicht, und kann es einer Patientin erklären. Die Datenschutzbeauftragte hat die Dokumentation gesehen und kann sie mit der Praxis abgleichen. Bei einer Stichprobe der Gespräche finden sich keine Gesundheitsangaben im Speicher des Agenten, und Löschungen laufen zu den vereinbarten Zeitpunkten.
Fragen Sie zusätzlich das Team: Ist unklar geworden, wer wofür zuständig ist? Gibt es Situationen, die die Regeln nicht abdecken? Aus den Antworten entstehen die nächsten Anpassungen.
Was Sie vorab klären können
- Notieren Sie, welche Angaben heute am Empfang aufgenommen werden und wo sie landen.
- Benennen Sie die Person, die Datenschutzanliegen entgegennimmt.
- Vereinbaren Sie ein Gespräch mit Ihrer Datenschutzbeauftragten über den Einsatz.
- Prüfen Sie, ob es eine Übersicht der Orte gibt, an denen Daten liegen.
Hinweise auf der Seite Gesundheitswesen. Im Glossar: besondere Kategorien personenbezogener Daten, Berufsgeheimnis und Auftragsverarbeitung. Leistung: KI-Beratung und Workshops.
Häufige Fragen
Darf ein KI-Agent Gesundheitsangaben verarbeiten?
Das ist die Frage nach Art. 9 DSGVO, die Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten klären. Wir empfehlen, den Agenten zunächst ohne solche Angaben arbeiten zu lassen.
Wer unterschreibt den Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Die Praxis als Verantwortliche und wir als Auftragsverarbeiter. Inhalt nach Art. 28 DSGVO; Prüfung bei Ihrer Beratung.
Gibt der Agent Auskunft über Patientinnen?
Nein. Auskünfte über Personen gibt nur das Praxisteam.
Wie lange werden Daten gespeichert?
Das legen Sie im Löschkonzept fest. Wir tragen Ihre Fristen ein und richten die Löschung danach aus.
Ersetzt dieser Beitrag eine Rechtsberatung?
Nein. Er beschreibt Praxis, keine Rechtslage. Verbindliche Auskunft geben Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihre Kammer und Ihre Beratung.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- DSGVO, Art. 9 Abs. 1 (besondere Kategorien): Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist nach Absatz 1 grundsätzlich untersagt. Ausnahmen regelt Absatz 2. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- DSGVO, Art. 28 (Auftragsverarbeiter): Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, arbeitet der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung folgt einem Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen): Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Arzt, Rechtsanwalt, Steuerberater oder in einem anderen genannten Beruf anvertraut wurde, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.