Glossar
Löschkonzept:
festlegen, wann Daten verschwinden.
Ein Agent erzeugt Daten: Verläufe, Zwischenspeicher, Protokolle, Entwürfe. Ohne Löschregeln wachsen sie unbemerkt, und niemand weiß, was wo liegt. Ein Löschkonzept schafft Ordnung.
Kurz gesagtEin Löschkonzept ist eine schriftliche Festlegung, welche Datenarten wie lange aufbewahrt, von wem gelöscht und wie nachgewiesen werden. Bei KI-Agenten betrifft es Eingaben, Verläufe, Zwischenspeicher, Protokolle und die Daten bei Dienstleistern. Fristen im Einzelfall klären Sie mit Ihrer Beratung.
Was ein Löschkonzept regelt
Daten haben ein Verfallsdatum, auch wenn es nirgends steht. Eine Kundenanfrage ist nach der Bearbeitung nicht mehr für den Agenten nötig, ein Zwischenspeicher nach dem Gespräch ebenfalls. Ein Löschkonzept macht dieses Verfallsdatum sichtbar. Es beschreibt pro Datenart, wie lange sie gespeichert wird, wer für die Löschung verantwortlich ist, wie gelöscht wird und wie die Löschung dokumentiert wird.
Besonders bei KI-Systemen entstehen Daten an Stellen, die man leicht übersieht: in Gesprächsverläufen des Agenten, in Zwischenspeichern für schnelleren Zugriff, in den Protokollen der Schnittstellen, in den Systemen von Dienstleistern und in Sicherungskopien. Ein Löschkonzept zählt diese Orte auf, damit nichts vergessen wird.
Dieser Eintrag beschreibt, wie wir in Projekten vorgehen. Welche Fristen für Ihre Daten gelten, etwa aus Aufbewahrungspflichten oder vertraglichen Vorgaben, ist eine Frage für Ihre rechtliche und steuerliche Beratung. Wir setzen um, was Sie festlegen.
Beispiel (Datenarten eines Support-Agenten)
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall. Die Fristen sind Platzhalter und keine Empfehlung.
| Datenart | Wo liegt sie? | Frist (Platzhalter) | Löschung durch |
|---|---|---|---|
| Kundenanfrage im Ticket | Ticketsystem | Nach Ihren Aufbewahrungsregeln | Ihr Team, automatisiert |
| Gesprächsverlauf des Agenten | Agentensystem | Bis Abschluss des Vorgangs plus Puffer | Automatische Löschung |
| Zwischenspeicher | Agentensystem | Kurze Zeit | Automatische Löschung |
| Protokoll der Schritte | Protokollspeicher | Nach Festlegung, ohne Inhalte so kurz wie möglich | Automatische Löschung |
| Wissensbasis | Vektorspeicher | Bis zum Austausch des Dokuments | Verantwortliche Person |
| Daten beim Dienstleister | Anbieter des Modells | Nach Vertrag | Dienstleister, Nachweis auf Anfrage |
Die Tabelle zeigt die Form. Die Fristen setzen Sie nach Ihren Vorgaben ein. Wichtig ist, dass jede Zeile einen Ort, eine Frist und einen Verantwortlichen hat.
Bestandteile eines brauchbaren Konzepts
- Bestandsaufnahme. Welche Daten entstehen, wo und warum?
- Fristen. Für jede Datenart eine Dauer, begründet durch Zweck oder Vorgabe.
- Zuständigkeit. Eine benannte Rolle je Datenart, mit Vertretung.
- Technik. Automatische Löschung, wo möglich, sonst Erinnerung mit Nachweis.
- Ausnahmen. Wann wird eine Löschung ausgesetzt, etwa bei offenen Streitfällen, und wer entscheidet?
- Nachweis. Wie wird belegt, dass gelöscht wurde?
Das Konzept passt auf wenige Seiten. Sein Wert liegt weniger im Dokument als darin, dass beim Schreiben Orte auftauchen, an die vorher niemand gedacht hat.
Prüfen Sie, ob das Konzept auch Kopien erfasst: Exporte, Sicherungen und Zwischenspeicher. Was dort liegt, wird leicht vergessen, obwohl es zum selben Vorgang gehört und dieselbe Frist verdient.
Besonderheiten bei Wissensbasis und Modellen
- Wissensbasis: Ersetzt ein neues Dokument ein altes, müssen auch die zugehörigen Bedeutungsvektoren und Textstücke verschwinden, siehe Vektordatenbank.
- Trainierte Modelle: Was in ein Modell eintrainiert wurde, lässt sich nicht gezielt entfernen. Deshalb gehören personenbezogene Daten nicht ins Training, siehe Fine-Tuning.
- Dienstleister: Löschung und Rückgabe nach Vertragsende gehören in den Vertrag, siehe Auftragsverarbeitung.
- Sicherungen: Backups enthalten Daten, die in der Hauptspeicherung bereits gelöscht sind. Auch hier braucht es eine Frist.
Grenzen und Risiken
Ein Löschkonzept ist nur so gut wie seine Umsetzung. Steht eine Frist auf Papier und läuft nichts automatisch, entsteht schnell eine Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit. Planen Sie deshalb eine regelmäßige Stichprobe ein: Sind Daten, die gelöscht sein sollten, tatsächlich weg?
Ein weiteres Risiko sind Zielkonflikte. Protokolle sollen Fehler nachvollziehbar machen, Löschfristen sollen Daten begrenzen. Die Lösung ist, Protokolle inhaltsarm zu halten: Sie halten Schritte und Ergebnisse fest, aber keine vollständigen Texte mit Personenbezug. Siehe Protokollierung.
Rechtlich gibt es Aufbewahrungspflichten, die einer Löschung entgegenstehen können. Welche für Ihre Daten gelten, sagt Ihnen Ihre Beratung. Wir stellen sicher, dass der Agent keine Daten länger hält als festgelegt.
Löschen, ohne Nachvollziehbarkeit zu verlieren
Ein naheliegender Einwand lautet: Wenn wir Daten löschen, können wir später nichts mehr belegen. Der Einwand verdient Ernst, lässt sich aber auflösen, indem man zwischen Inhalten und Spuren unterscheidet. Der Inhalt einer Anfrage verschwindet nach der Frist, die Spur, dass am Tag X ein Vorgang mit Kennung Y bearbeitet und von Person Z freigegeben wurde, kann länger bleiben, weil sie keine Inhalte enthält. Bei der Gestaltung der Spur hilft die Beschränkung auf Verweise statt Volltext.
Hilfreich ist außerdem eine Sperrfunktion für Streitfälle. Läuft eine Reklamation oder ein Verfahren, darf die Löschung der zugehörigen Daten ausgesetzt werden, bis der Fall abgeschlossen ist. Wer das tut, sollte es vermerken, mit Grund und Datum, und die Aussetzung regelmäßig überprüfen, damit aus der Ausnahme keine Dauerlösung wird.
Und schließlich lohnt der Test im Ernstfall: Fordern Sie testweise die Löschung eines Vorgangs an und prüfen Sie, ob er an allen Orten verschwindet, in Ticketsystem, Agent, Zwischenspeicher, Protokoll und beim Dienstleister. Die Lücken, die dabei sichtbar werden, sind genau die, die ein Konzept auf Papier übersieht.
So gehen wir vor
Im Projekt erstellen wir mit Ihnen die Datenartentabelle, tragen Ihre Fristen ein und richten die automatische Löschung ein. Beim Abschluss prüfen wir stichprobenartig, ob die Löschung funktioniert. Das Ergebnis halten wir im Projektordner fest. Welche Dienstleister beteiligt sind und was nach Vertragsende geschieht, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Mehr zu unserer Arbeitsweise: KI-Transparenz. Leistung: KI-Agenten entwickeln.
Häufige Fragen
Wie lange darf ein Agent Daten speichern?
So kurz wie für den Zweck nötig und nicht länger, als Ihre Vorgaben erlauben. Konkrete Fristen hängen von der Datenart und Ihren Aufbewahrungspflichten ab und sind mit Ihrer Beratung festzulegen.
Wer löscht bei Dienstleistern?
Der Dienstleister nach Vertrag, mit Nachweis auf Anfrage. Wir regeln das im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Kann ich Daten aus einem Modell löschen?
Nur durch ein neues Training ohne diese Daten. Deshalb halten wir personenbezogene Daten aus dem Training heraus und nutzen Wissensbasen, aus denen sich gezielt löschen lässt.
Muss ich dazu ein eigenes Dokument schreiben?
Ein kurzes schriftliches Konzept ist sinnvoll. Wir stellen eine Vorlage bereit, die Sie mit Ihren Fristen füllen und von Ihrer Datenschutzberatung prüfen lassen.
Was tun bei Löschanfragen von Betroffenen?
Der Ablauf gehört in Ihre Datenschutzorganisation. Wir sorgen technisch dafür, dass sich Daten eines Vorgangs an allen Orten auffinden und löschen lassen, auch im Agentensystem und beim Dienstleister. Die rechtliche Bewertung der Anfrage liegt bei Ihnen und Ihrer Beratung.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- DSGVO, Art. 28 (Auftragsverarbeiter): Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, arbeitet der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung folgt einem Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.