Glossar
Verbindliche Datenquelle:
woher ein Agent Fakten nimmt.
Ein Agent darf Preise, Fristen und Zusagen nicht aus dem Gedächtnis nennen. Er braucht pro Faktenart eine Stelle, die gilt, und eine Person, die dafür geradesteht.
Kurz gesagtEine verbindliche Datenquelle ist die festgelegte, gepflegte und freigegebene Stelle, aus der ein Agent bestimmte Fakten bezieht, etwa die Preisliste, das Warenwirtschaftssystem oder die Garantiebedingungen. Sie hat einen Verantwortlichen und einen Stand. Gibt sie keine Antwort, übergibt der Agent.
Was eine verbindliche Datenquelle ist
In jedem Betrieb existieren mehrere Versionen derselben Information. Die Preisliste liegt als PDF auf dem Server, als Tabelle beim Vertrieb und in einer älteren Mail. Erfahrene Beschäftigte wissen, welche gilt. Ein Agent weiß es nicht, und ein Sprachmodell würde bei Widersprüchen oder Lücken eine plausible Antwort bilden, im Zweifel also eine falsche.
Deshalb legt man pro Art von Fakt genau eine Quelle fest, die gilt. Für Preise ist das die aktuelle Preisliste oder das Artikelsystem, für Lagerbestände das Warenwirtschaftssystem, für Rückgabefristen die AGB, für Öffnungszeiten die Website-Daten. Alles andere ist Hintergrund und darf nicht als Beleg dienen.
Eine Quelle ist erst dann verbindlich, wenn drei Dinge feststehen: wer sie pflegt, wie aktuell sie ist und wie der Agent sie abruft.
Beispiel (Quellenverzeichnis eines Händlers)
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
| Faktenart | Verbindliche Quelle | Verantwortlich | Abruf |
|---|---|---|---|
| Preise | Artikelstamm im Shopsystem | Einkauf | Lesend über Schnittstelle |
| Lagerbestand | Warenwirtschaft | Lager | Lesend über Schnittstelle |
| Rückgabe und Garantie | AGB und Garantiebedingungen, Fassung vom Stichtag | Geschäftsleitung | Wissensbasis |
| Versandstatus | Versanddienstleister | Versand | Lesend über Schnittstelle |
| Öffnungszeiten | Kontaktseite | Büroleitung | Wissensbasis |
Fragt eine Kundin nach der Rückgabefrist, nennt der Agent die Frist aus den AGB samt Fundstelle. Fehlt in der Quelle eine Regel, schreibt er das und übergibt. Er rechnet nicht selbst und rät nicht.
Das Verzeichnis muss nicht umfangreich sein. Entscheidend ist, dass jede Faktenart genau eine Stelle hat und dass diese Stelle einen Namen trägt, der für sie zuständig ist.
Wie man Quellen festlegt
- Faktenarten sammelnWelche Auskünfte soll der Agent geben? Preise, Fristen, Status, Ansprechpartner.
- Quelle bestimmenJe Faktenart genau eine Stelle. Bei Widersprüchen entscheidet die Geschäftsleitung.
- Verantwortliche benennenEine Person und eine Vertretung, die die Quelle aktuell hält.
- Abruf regelnLesender Zugriff über Schnittstelle oder Aufnahme in die Wissensbasis, mit Stand.
- PrüfenStichproben, ob die Antworten der Quelle entsprechen.
Abgrenzung
- Wissensbasis: der Bestand an Unterlagen für Auskünfte. Eine verbindliche Quelle ist die Auswahl daraus, die gilt. Siehe Wissensagent.
- Trainingswissen des Modells: allgemeines Vorwissen, nie verbindlich für Ihre Fakten. Siehe Halluzination.
- Systemanweisung: Regeln für das Verhalten, nicht für Fakten. Siehe Systemanweisung.
- Gesetzestext: Rechtsaussagen sollen nur aus geprüften Originalquellen stammen, mit Abrufdatum, und ersetzen keine Rechtsberatung.
Grenzen und Risiken
Auch eine verbindliche Quelle kann falsch oder veraltet sein. Sie macht Fehler nicht unmöglich, sie macht sie auffindbar: Man sieht, woher eine Antwort stammt, und kann die Quelle korrigieren. Der Agent darf daher nie eine Quelle erfinden, und eine Antwort ohne Fundstelle gilt als unbelegt.
Außerdem können Quellen miteinander im Widerspruch stehen. Dann gilt eine Rangfolge, die Sie festlegen, oder der Agent übergibt den Fall mit Hinweis auf den Widerspruch. Bei personenbezogenen Daten in Quellen, etwa im Kundenstamm, gelten die Datenschutzregeln. Bei Verarbeitung durch Dienstleister braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Und schließlich: Die Pflege der Quelle ist Arbeit. Wer sie nicht einplant, hat in einem halben Jahr einen Agenten, der mit altem Stand antwortet. Dieser Aufwand ist klein, wenn er zur Routine wird. Mehr dazu unter Wissensbasis-Pflege.
Rangfolge bei Widersprüchen
Auch bei sorgfältiger Auswahl bleiben Fälle, in denen zwei Quellen etwas Verschiedenes sagen. Die Preisliste nennt einen Preis, das Artikelsystem einen anderen, weil die Pflege einer der beiden hinterherhinkt. Für solche Fälle braucht der Agent eine Rangfolge: Welche Quelle schlägt welche? Üblich ist, dass das führende System, in dem Änderungen zuerst erfolgen, Vorrang hat, und dass abgeleitete Dokumente zurückstehen.
Ebenso wichtig ist die Reaktion auf einen Widerspruch. Der Agent sollte ihn nicht stillschweigend auflösen, sondern melden. Eine Notiz an die Verantwortlichen, dass Preisliste und Artikelsystem für einen Artikel abweichen, behebt das Problem an der Wurzel und macht es sichtbar. Für die Antwort an die Kundschaft gilt in der Zwischenzeit: nur das nennen, was die führende Quelle sagt, oder den Fall zur Klärung übergeben.
Mit der Zeit zeigt die Liste der gemeldeten Widersprüche, wo im Betrieb Wissen doppelt und uneinheitlich gepflegt wird. Das ist ein erwünschter Nebeneffekt: Der Agent deckt Ordnungsprobleme auf, die Menschen jahrelang durch Erfahrung ausgeglichen haben.
So gehen wir vor
Im Projekt erstellen wir zuerst ein Quellenverzeichnis wie im Beispiel und lassen es von der Geschäftsleitung freigeben. Danach bauen wir die Anbindung und prüfen mit Testfragen, ob die Antworten der jeweiligen Quelle folgen. Bei Rechtsaussagen verwenden wir nur gelesene Originaltexte mit Datum und weisen darauf hin, dass sie keine Rechtsberatung ersetzen. Die Leistung dazu: KI-Agenten entwickeln. Ein Überblick über unsere Arbeitsweise: KI-Transparenz.
Weitere Fragen aus der Praxis
Können Rechtsaussagen eine verbindliche Quelle sein?
Nur wenn sie aus einem geprüften Originaltext stammen, etwa dem Gesetz selbst, und mit Abrufdatum festgehalten sind. Der Agent gibt keine Rechtsauskünfte im Einzelfall. Solche Fragen gehören an fachkundige Beratung.
Was passiert, wenn sich eine Quelle plötzlich ändert?
Der Agent bezieht beim nächsten Abruf die neue Fassung. Bei lesendem Zugriff über Schnittstellen geschieht das sofort, bei Dokumenten in der Wissensbasis nach dem Neueinlesen. Größere Änderungen testen wir mit festen Fragen.
Häufige Fragen
Warum nicht einfach alle Unterlagen in den Agenten laden?
Weil dann widersprüchliche und veraltete Dokumente gleichberechtigt wären. Der Agent würde mischen oder raten. Eine festgelegte Quelle pro Faktenart verhindert das.
Wer entscheidet, welche Quelle gilt?
Die Geschäftsleitung oder die Verantwortlichen des Fachbereichs. Wir moderieren die Festlegung und halten sie schriftlich fest.
Was, wenn eine Information nirgends steht?
Dann übergibt der Agent an einen Menschen und meldet die Lücke. Die Lückenliste zeigt, welches Wissen bisher nur in Köpfen liegt.
Wie oft muss die Quelle aktualisiert werden?
Immer wenn sich der Fakt ändert. Wir richten, wo möglich, eine automatische Übernahme ein, damit Änderungen ohne Handarbeit wirken.
Wie dokumentiere ich die Festlegung?
In einem Quellenverzeichnis mit Faktenart, Quelle, Verantwortlichem, Abrufweg und Stand. Eine Seite genügt. Änderungen halten Sie mit Datum fest, damit auch später nachvollziehbar ist, worauf eine Auskunft beruhte.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- DSGVO, Art. 28 (Auftragsverarbeiter): Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, arbeitet der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung folgt einem Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.