Entwürfe
Antworten auf Kundenfragen, Angebotstexte, Protokolle und Zusammenfassungen, die ein Mensch vor dem Versand liest.
Glossar
Generative KI:
Systeme, die Inhalte erzeugen.
Generative KI schreibt, zeichnet und spricht auf Zuruf. Im Betrieb ist sie vor allem ein Entwurfswerkzeug: Sie liefert einen ersten Stand, den ein Mensch beurteilt und freigibt.
Kurz gesagtGenerative KI bezeichnet Modelle, die auf Anweisung neue Inhalte erzeugen, etwa Texte, Bilder oder Audio. Sie berechnet, was zu einer Anweisung wahrscheinlich passt, und garantiert deshalb keine Richtigkeit. Ergebnisse brauchen eine Prüfung.
Was ist generative KI?
Das Wort „generativ“ steht für erzeugen. Ein generatives Modell bekommt eine Anweisung und baut daraus etwas Neues: einen Absatz, eine Tabelle, eine Grafik, eine Tonaufnahme. Das Modell hat dafür in einer Trainingsphase riesige Mengen an Beispielen ausgewertet und daraus Zusammenhänge abgeleitet. Beim Erzeugen kopiert es keine gespeicherten Sätze, sondern berechnet Wort für Wort, was im gegebenen Zusammenhang plausibel folgt.
Plausibel ist nicht dasselbe wie wahr. Ein Textmodell kann eine Lieferbedingung sprachlich überzeugend beschreiben, die es in Ihrem Betrieb nie gab. Dieses Verhalten heißt Halluzination und ist eine Eigenschaft der Technik, kein seltener Ausrutscher, der sich vollständig abstellen ließe. Man begegnet ihm mit sauberen Quellen, klaren Anweisungen und Kontrolle.
Textmodelle sind für Büroaufgaben der wichtigste Typ. Sie heißen Sprachmodelle. Bildmodelle, Spracherzeuger und Programmierhilfen arbeiten nach ähnlichem Prinzip, brauchen aber eigene Prüfregeln.
Beispiel (Antwortentwurf für eine Terminanfrage)
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Ein Handwerksbetrieb erhält eine Nachricht: Der Kunde möchte die Heizung warten lassen und fragt nach einem Termin in den kommenden Wochen. Ein generatives System liest die Nachricht, nimmt die Terminvorschläge aus dem Kalender, die der Betrieb dafür freigegeben hat, und formuliert eine höfliche Antwort im Ton des Hauses. Die Büroleitung liest den Entwurf, ändert bei Bedarf ein Detail und sendet ihn ab.
Der Nutzen liegt im Formulieren und Zusammenstellen. Die Zusage selbst, also welcher Monteur kommt und wie die Anfahrt geplant wird, bleibt bei der Disposition.
Der Entwurf ist ein Vorschlag für die Person, die den Termin vergibt. Sie sieht auf einen Blick, was das System aus der Anfrage herausgelesen hat, und ergänzt oder streicht, bevor etwas verschickt wird. Das spart das Formulieren, nicht die Verantwortung. Hilfreich ist, wenn das Team festhält, welche Entwürfe es überarbeitet hat: Daraus ergeben sich bessere Vorlagen und klarere Anweisungen für den nächsten Durchlauf.
Was generative KI im Büro sinnvoll übernimmt
Umformulieren
Aus Stichpunkten werden Sätze, aus langen Mails kurze Notizen, aus einem Text eine Version in einfacher Sprache.
Auslesen
Aus Freitext Felder ziehen, etwa Kundennummer, Artikel und Wunschtermin, und in eine Maske übertragen.
Zusammenfassen
Lange Dokumente oder Gesprächsverläufe auf die Punkte kürzen, über die jemand entscheiden muss.
Abgrenzung: generativ gegen auswertend
Nicht jede KI erzeugt Inhalte. Ein System, das Rechnungen in Rechnung oder Mahnung einsortiert, wertet aus und ordnet zu. Es erzeugt keinen neuen Text. Solche klassifizierenden Verfahren sind berechenbarer, weil die möglichen Ergebnisse vorher feststehen. Generative Systeme haben dagegen einen offenen Ausgaberaum. Das macht sie flexibel und zugleich schwerer zu kontrollieren.
Mehr zur größeren Familie finden Sie unter Künstliche Intelligenz. Wie ein generatives Modell zur Aufgabe wird, die selbstständig Schritte ausführt, erklärt der Eintrag zum KI-Agenten.
Grenzen, Risiken und Regeln
- Falsche Inhalte. Zahlen, Fristen, Preise und Zitate dürfen nicht aus dem Gedächtnis des Modells stammen, sondern müssen aus einer verbindlichen Quelle kommen. Siehe Verbindliche Datenquelle.
- Vertrauliche Daten. Was in ein Eingabefeld gelangt, verlässt unter Umständen Ihr Haus. Prüfen Sie vorher, wer die Daten verarbeitet und auf welcher Vertragsgrundlage (Art. 28 DSGVO).
- Kennzeichnung. Wer Systeme anbietet, die direkt mit Personen interagieren, muss grundsätzlich darüber informieren, dass es KI ist (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung, seit 2. August 2026).
- Keine Entscheidung. Kündigung, Ablehnung, Erstattung: Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen gibt ein Mensch frei (Art. 22 DSGVO).
Was Sie einem generativen System mitgeben sollten
Die Qualität eines Entwurfs hängt stärker von der Vorbereitung ab als vom Modell selbst.
- Die Aufgabe in einem Satz. „Antworte auf diese Terminanfrage“ ist klarer als „Hilf mir mit der Mail“.
- Den Rahmen. Ton, Länge, Anrede und die Dinge, die nicht vorkommen dürfen, etwa Preiszusagen.
- Die Quelle. Geben Sie die Unterlage mit, aus der das System schöpfen soll, statt es raten zu lassen.
- Ein Beispiel. Ein gelungener früherer Text zeigt Stil und Aufbau besser als eine lange Beschreibung.
Diese vier Bausteine bilden zusammen die Anweisung, im Fachjargon Prompt. In Projekten legen wir sie als feste Systemanweisung an, damit nicht jede Person neu formulieren muss.
Danach folgt die Kontrolle. Lesen Sie den Entwurf zuerst auf Fakten (Namen, Zahlen, Termine), dann auf Ton, dann auf Lücken. Wer ihn nur überfliegt, übernimmt Fehler, die sich später nur mit Mühe zurückverfolgen lassen. Ein Vermerk im Vorgang, dass ein Mensch geprüft hat, schafft Nachvollziehbarkeit. Wo ein Text an Kunden geht, gehört außerdem die Frage dazu, ob er als KI-unterstützt ausgewiesen werden muss und wer das im Betrieb entscheidet.
Wo wir generative KI einsetzen
In unserem Vorgehen schreibt das Modell Entwürfe, und Ihr Team gibt frei. Ein Beispiel ist die Vorbereitung von Antworten in der Support-Automatisierung oder die Aufbereitung von Berichten. Für Rückfragen aus der Praxis in Ihrer Branche lohnt ein Blick auf die Branchenseiten.
Entscheidend ist die Reihenfolge: Das Modell liefert den Entwurf, ein Mensch prüft Inhalt und Ton, erst dann geht der Text an die Kundin oder den Kunden. Wo möglich, zeigt der Entwurf, auf welcher Unterlage er beruht, damit die Prüfung schneller geht.
Häufige Fragen
Ist generative KI dasselbe wie ChatGPT?
ChatGPT ist ein bekanntes Produkt, das auf einem generativen Sprachmodell aufbaut. Generative KI ist der Oberbegriff für solche Systeme, unabhängig vom Anbieter.
Wie erkenne ich, dass ein Text von KI stammt?
Verlässlich geht das nicht allein am Stil. Sicherheit gibt nur die Kennzeichnung durch den, der den Text herausgibt. Deshalb legen wir in Projekten fest, welche Ausgaben als KI-erzeugt ausgewiesen werden.
Dürfen Mitarbeiter einfach eine frei verfügbare KI nutzen?
Das sollte eine betriebliche Regel klären. Entscheidend ist, welche Daten eingegeben werden dürfen und wo sie verarbeitet werden. Personenbezogene Daten gehören nur in Systeme mit geregeltem Vertrag.
Lernt das System aus meinen Eingaben?
Das hängt vom Anbieter und Tarif ab. Die Einzelheiten halten wir pro Projekt im Auftragsverarbeitungsvertrag fest.
Wann ist ein Entwurf gut genug zum Versand?
Wenn ein Mensch ihn auf Fakten, Ton und Vollständigkeit gelesen hat und jede Zahl, jeder Name und jeder Termin mit einer Quelle übereinstimmt. Ein glatt formulierter Text ist noch kein geprüfter Text. Wir empfehlen, den Prüfschritt im Vorgang sichtbar zu vermerken, damit später klar ist, wer freigegeben hat.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50 Abs. 1 (konsolidiert, Stand 27.7.2026): Anbieter von KI-Systemen, die direkt mit Personen interagieren, stellen sicher, dass diese informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, es sei denn, das ist aus den Umständen offensichtlich. Der Artikel gilt seit dem 2. August 2026. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- DSGVO, Art. 22 (automatisierte Entscheidungen): Betroffene haben das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- DSGVO, Art. 28 (Auftragsverarbeiter): Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, arbeitet der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung folgt einem Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.