Blog · Gastronomie
Catering-Anfragen:
vom Wunsch zum Angebotsentwurf.
Catering ist lukrativ und aufwendig: Jede Anfrage ist anders, und bis zum Angebot sind etliche Fragen zu klären. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Agent die Vorarbeit leistet und der Küchenchef nur noch entscheidet.
Kurz gesagtEin KI-Agent kann Catering-Anfragen auswerten, fehlende Angaben wie Datum, Personenzahl, Ort und Verpflegungswünsche erfragen und aus Ihren Bausteinen einen Angebotsentwurf anlegen. Preise, Kapazitäten, Zusagen und der Umgang mit Allergenen bleiben beim Küchenchef und der Betriebsleitung.
Jede Anfrage beginnt mit zehn Fragen
Eine Anfrage wie „Wir feiern im Mai, brauchen Essen für etwa sechzig Leute, was kostet das?“ enthält wenig, womit sich ein Angebot rechnen ließe. Um welches Datum geht es genau, wo findet die Feier statt, gibt es Küche vor Ort, wie soll serviert werden, welche Wünsche und Unverträglichkeiten gibt es, welcher Rahmen ist vorgesehen? Wer diese Fragen am Telefon stellt, bindet Zeit und vergisst gelegentlich eine. Wer sie in einer Mail stellt, wartet auf Antwort, und der Interessent wird ungeduldig.
Der Aufwand lohnt sich, weil Catering ein wichtiges Geschäftsfeld sein kann, aber er konkurriert mit dem laufenden Betrieb. Der Küchenchef will kochen und kalkulieren, nicht Fragebögen verschicken. Ein Agent kann den Anfang übernehmen: strukturiert aufnehmen, gezielt nachfragen, einen Entwurf aus bekannten Bausteinen zusammenstellen. Die Kalkulation und die Entscheidung, ob der Betrieb den Auftrag annimmt, bleiben bei den Menschen, die die Küche leiten.
So läuft die Bearbeitung, sechs Schritte
- Anfrage aufnehmenAus Mail, Formular oder Nachricht liest der Agent Anlass, Datum, Ort, Personenzahl, Wünsche und Rahmen heraus.
- Fehlendes erfragenEr fragt gezielt nach, was für ein Angebot nötig ist, und bündelt die Fragen in einer Nachricht statt in vieren.
- Machbarkeit prüfenEr gleicht Datum und Größe mit Ihren Vorgaben ab: Kapazitäten, Mindestmengen, Liefergebiet. Unklare Fälle gehen zur Entscheidung an die Betriebsleitung.
- Bausteine zuordnenAus Ihren Menüs, Buffets und Zusatzleistungen schlägt er passende Bausteine vor, jeweils mit Verweis auf die Quelle.
- Entwurf anlegenEin Angebotsentwurf im gewohnten Layout entsteht, offene Punkte stehen oben. Preise stammen ausschließlich aus Ihrer freigegebenen Preisliste.
- Prüfen und sendenDer Küchenchef prüft Menge, Preis und Umsetzbarkeit, ändert und gibt frei. Der Versand erfolgt durch Ihr Team.
Der Agent rechnet nicht aus dem Gedächtnis. Fehlt eine Position in der Preisliste, kennzeichnet er sie als offen. So entsteht kein Preis, den niemand festgelegt hat.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Eine Eventmanagerin schreibt einem Landgasthof wegen einer Firmenfeier im Spätsommer, Essen für eine größere Gruppe, vegetarische Optionen erwünscht, Ort sei ein angemietetes Gebäude ohne Küche. Der Agent erkennt, dass Datum, Personenzahl und Ort noch nicht genau genannt sind, fragt sie ab und bittet um Angaben zur Ausstattung vor Ort. Nach der Antwort ordnet er Bausteine zu: Buffet mit warmen Gerichten, vegetarische Ergänzung, Geschirr und Service als Zusatzleistung.
Der Entwurf zeigt eine offene Stelle: Für das Gebäude ohne Küche fehlt die Angabe zu Strom und Kühlung. Der Küchenchef sieht den Hinweis, ruft die Eventmanagerin an, klärt die Bedingungen und passt Preis und Umfang an. Er entscheidet, ob er den Auftrag annimmt, und gibt den Entwurf frei. Die Vorarbeit lief in Minuten, die Entscheidung brauchte seine Erfahrung.
Welche Angaben ein Angebot braucht
| Angabe | Warum sie gebraucht wird | Wer prüft |
|---|---|---|
| Datum und Uhrzeit | Kapazität, Personalplanung | Betriebsleitung |
| Ort und Ausstattung | Transport, Aufbau, Technik | Küchenchef |
| Personenzahl und Struktur | Mengen, Preis, Service | Küchenchef |
| Verpflegungswünsche | Menüauswahl, Sonderformen | Küchenchef |
| Unverträglichkeiten und Allergien | Planung der Zubereitung | Küche, nie durch den Agenten beurteilt |
| Rahmen und Anlass | Auswahl und Ton des Angebots | Vertrieb, Betriebsleitung |
Die Liste dient als Raster für die Nachfragen. Der Agent fragt nur, was in der Tabelle fehlt, und nimmt nicht mehr auf, als für den Entwurf nötig ist.
Bausteine statt freie Formulierung
Gute Angebote entstehen aus Bausteinen: Menüs, Buffets, Getränkepakete, Servicepauschalen, Zusatzleistungen. Der Betrieb pflegt sie mit Beschreibung, Preis, Mindestmenge und Hinweisen. Der Agent kombiniert sie nach den Wünschen der Anfrage, aber er erfindet keine. Das hat zwei Vorteile: Jedes Angebot ist umsetzbar, weil es aus Dingen besteht, die der Betrieb kennt, und jede Zahl lässt sich auf die Quelle zurückführen.
Sonderwünsche, die nicht in den Bausteinen liegen, werden als offene Punkte geführt. Der Küchenchef entscheidet, ob er sie erfüllt und wie er sie kalkuliert. Die Bausteinliste wächst mit den Anfragen: Was wiederholt gewünscht wird, kann als neuer Baustein aufgenommen werden. Auch hier gilt: Der Agent schlägt vor, die Aufnahme beschließt der Betrieb.
Der erste Eindruck: Tonfall und Tempo der Rückfrage
Wer eine Feier plant, vergleicht möglicherweise mehrere Anbieter. Der erste Eindruck entsteht in der Antwort auf die Anfrage: Kommt sie schnell, ist sie freundlich, zeigt sie Verständnis für den Anlass? Eine Rückfrage wie „Bitte senden Sie uns Datum, Personenzahl, Ort und Wünsche“ ist korrekt und kühl. Eine Rückfrage, die den Anlass aufgreift, nachfragt, was der Gastgeberin besonders wichtig ist, und erklärt, wozu die Angaben dienen, klingt nach einem Betrieb, der sich kümmert.
Der Agent bereitet solche Rückfragen vor. Er hält sich an den Ton, den Sie vorgeben, und nutzt den Anlass aus der Anfrage, ohne persönliche Details zu erfinden. Der Entwurf geht an einen Menschen, der ihn liest und gegebenenfalls anpasst. Auf diese Weise bleibt die Antwort individuell, auch wenn die Vorarbeit automatisch läuft. Wichtig ist, dass die Rückfrage zügig hinausgeht: Das Tempo ist Teil des Eindrucks und zugleich der Bereich, in dem der Agent am meisten bewirkt.
Planen Sie außerdem die Nachfassung ein. Hat sich die Anfragende nach einem Angebot nicht gemeldet, kann der Agent nach einer von Ihnen festgelegten Zeit einen freundlichen Entwurf zur Nachfrage vorbereiten. Ob und wann nachgefasst wird, entscheidet der Betrieb. Aufdringlichkeit schadet mehr, als sie nützt.
Besondere Fälle bei Catering
- Kurzfristige Anfragen: Der Agent prüft die Vorgaben zu Mindestvorlauf und gibt ungewöhnliche Fälle an die Betriebsleitung.
- Sehr große oder sehr kleine Gruppen: Er gleicht mit Ihren Grenzen ab und übergibt, wenn sie überschritten sind.
- Allergien in der Gruppe: Er hält die Angabe fest und gibt sie an die Küche, ohne Aussagen zur Unbedenklichkeit.
- Lieferung in schwierige Lagen: Er markiert Adresse und Zugang als offene Punkte, die ein Mensch klärt.
- Änderungen nach dem Angebot: Er vermerkt sie im Vorgang und legt eine überarbeitete Fassung als Entwurf an.
Gerade bei Veranstaltungen kommen Änderungen spät. Der Agent hält den Stand zusammen, damit kein Detail verloren geht, wenn drei Personen im Haus an derselben Anfrage arbeiten.
Entscheidungen, die bei Menschen bleiben
Er legt keine Preise fest, gewährt keine Rabatte, sagt keine Termine zu und entscheidet nicht, ob der Auftrag angenommen wird. Er beurteilt nicht, ob eine Küche eine Anfrage leisten kann, wenn die Vorgaben dazu keine Auskunft geben. Er trifft keine Aussagen zu Allergenen oder zu rechtlichen Anforderungen an Veranstaltungen und gibt keine Zusagen zu Zutaten oder Herkunft. Verträge schließt er nicht.
Diese Grenzen schützen den Betrieb vor dem, was im Catering am teuersten ist: Zusagen, die später nicht einzuhalten sind. Jede Verbindlichkeit läuft über Menschen, die Kapazität, Personal und Material kennen. Der Agent sorgt dafür, dass sie die nötigen Informationen schneller haben, nicht dafür, dass sie weniger entscheiden.
Daten und Rechte
Catering-Anfragen enthalten Namen, Firmenangaben, Adressen und mitunter Hinweise auf Ernährung oder Gesundheit. Verarbeitet ein Dienstleister sie in Ihrem Auftrag, braucht es den Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt. Wir regeln ihn vor dem Start und klären Modell, Verarbeitungsort und Löschfristen im Vertrag. Angaben zu Unverträglichkeiten können Gesundheitsdaten sein (Art. 9 Abs. 1 DSGVO: grundsätzliche Untersagung, Ausnahmen in Absatz 2). Wir empfehlen, sie nur im Vorgang zu nutzen und an die Küche zu geben.
Technisch erhält der Agent Lesezugriff auf Ihre Bausteine, Preisliste und den Kalender sowie das Recht, Entwürfe anzulegen. Er versendet nichts und ändert keine Preislisten. Wo er direkt mit Anfragenden schreibt, wird gekennzeichnet, dass es ein KI-System ist (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung), sofern das nicht offensichtlich ist.
Pilot-Vorschlag (Ein Angebotstyp, vier Wochen)
- Woche 1: Einen Angebotstyp wählen, etwa Firmenfeiern bis zu einer Größe. Bausteine und Preisliste bereinigen, Pflichtangaben und Grenzen festlegen.
- Woche 2: Agent im Vorschlagsmodus mit zehn früheren Anfragen. Entwürfe werden mit den damals versendeten Angeboten verglichen.
- Woche 3 und 4: Echtanfragen. Der Küchenchef prüft jeden Entwurf und notiert Änderungen und Lücken.
- Auswertung: Wie vollständig waren die Aufnahmen, wie viel Zeit sparte die Vorarbeit, wie oft wurden Entwürfe stark geändert?
Als Abbruchkriterium gilt: Es tritt ein, wenn ein Preis im Entwurf nicht aus der freigegebenen Liste stammt oder eine Zusage enthalten ist. Beides wird gezielt provoziert.
Woran Sie den Nutzen erkennen
Anfragende erhalten schnell eine geordnete Rückfrage statt Schweigen, und der Küchenchef bekommt Entwürfe, die nur noch Entscheidungen verlangen. Die Zahl der Rückfragen sinkt, weil der erste Kontakt vollständiger ist. Das Team erkennt, welche Wünsche wiederkehren und welche Bausteine fehlen.
Messen können Sie die Zeit von der Anfrage bis zum versandten Angebot, die Zahl der Rückfragen pro Anfrage und den Anteil der Angebote, die zu Aufträgen führen. Wichtig ist der Vergleich mit der Zeit vor dem Pilot. Und achten Sie darauf, ob Ihre Angebote einheitlicher und fehlerfreier werden.
Vorbereitung für die nächste Woche
- Sammeln Sie fünf frühere Catering-Anfragen samt Angebot und notieren Sie, welche Angaben jedes Mal fehlten.
- Prüfen Sie Ihre Preisliste: Wie aktuell ist sie, und wer pflegt sie?
- Legen Sie fest, ab welcher Größe oder an welchen Tagen Sie Anfragen nicht annehmen.
- Schreiben Sie die Bausteine Ihrer Angebote untereinander auf.
Hinweise auf der Seite Gastronomie. Im Glossar: Wissensagent, Verbindliche Datenquelle und Human in the Loop. Leistung: Prozess-Automatisierung.
Häufige Fragen
Rechnet der Agent die Preise selbst aus?
Er verwendet Preise aus Ihrer freigegebenen Liste und kennzeichnet fehlende Positionen als offen. Festgelegt werden sie vom Küchenchef.
Darf er Aufträge zusagen?
Nein. Annahme und Zusage erfolgen durch Ihr Team.
Wie geht er mit Allergien in der Gruppe um?
Er hält die Angabe fest und gibt sie an die Küche. Aussagen zur Unbedenklichkeit trifft er nicht.
Kann er Anfragen in mehreren Sprachen bearbeiten?
Das ist möglich. Die Qualität schwankt je Sprache und wird im Test geprüft. Verbindliche Texte prüft ein Mensch.
Was kostet der Einstieg?
Der Einstieg mit dem Wissens-Agenten beginnt ab 1.000 € Setup und ab 100 € im Monat. Die Anbindung an Ihre Bausteine und Kalender richtet sich im Preis nach dem Umfang.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- LMIDV, § 4 Abs. 2 bis 4 (nicht vorverpackte Lebensmittel): Bei Lebensmitteln, die ohne Verpackung angeboten werden, müssen die in Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 bezeichneten Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe angegeben sein, etwa auf Speisekarten oder Aushängen. Eine mündliche Information durch hinreichend unterrichtetes Personal ist zulässig, wenn eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung vorliegt, die für die Behörde und auf Nachfrage für Endverbraucher leicht zugänglich ist, und ein Hinweis darauf gut sichtbar angebracht ist. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- DSGVO, Art. 28 (Auftragsverarbeiter): Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, arbeitet der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung folgt einem Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- DSGVO, Art. 9 Abs. 1 (besondere Kategorien): Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist nach Absatz 1 grundsätzlich untersagt. Ausnahmen regelt Absatz 2. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50 Abs. 1 (konsolidiert, Stand 27.7.2026): Anbieter von KI-Systemen, die direkt mit Personen interagieren, stellen sicher, dass diese informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, es sei denn, das ist aus den Umständen offensichtlich. Der Artikel gilt seit dem 2. August 2026. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.