Blog · Einstieg
Der Entlastungs-Check:
so läuft er ab.
Wenige Minuten, ein paar Zahlen und ein Ergebnis in Stunden: So beschreibt sich der Entlastungs-Check selbst. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie ihn vorbereiten, damit das Ergebnis etwas taugt, und was danach geschieht.
Kurz gesagtIm Entlastungs-Check wählen Sie Ihre Routineaufgaben, tragen Ihre Zahlen ein und sehen einen Planwert in Stunden. Das Ergebnis ist eine Schätzung auf Basis Ihrer Angaben, keine Zusage. Danach können Sie ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch buchen. Je besser die Vorbereitung, desto aussagekräftiger der Wert.
Ohne Zahlen bleibt Entlastung ein Gefühl
Ein Satz, der in Gesprächen über Automatisierung fallen kann, lautet: „Wir haben Routine, aber ich weiß nicht, wie viel.“ Dahinter steckt keine Nachlässigkeit. Wer seine Arbeitstage im Griff behalten muss, hat selten Zeit, sie zu vermessen. Gleichzeitig hängt jede sinnvolle Entscheidung über Technik an einer einfachen Größe: Wie viele Stunden gehen in Aufgaben, die sich wiederholen?
Der Entlastungs-Check ist dafür gebaut. Er führt in wenigen Minuten durch die Routineaufgaben, nimmt Ihre Zahlen auf und macht daraus einen Planwert in Stunden. Das ist kein Gutachten, sondern ein Gesprächseinstieg, der Ihnen und uns eine gemeinsame Zahl gibt. Sie finden ihn unter Entlastungs-Check starten.
Eine Schätzung im Kopf ist schnell gemacht und ebenso schnell vergessen. Eine Zahl, die mit Annahmen aufgeschrieben ist, lässt sich nach dem Pilot mit der Wirklichkeit vergleichen.
Der Ablauf in vier Schritten
- Aufgaben wählenSie wählen die Routineaufgaben, die in Ihrem Alltag vorkommen, zum Beispiel Kundenanfragen, Belege oder Berichte.
- Zahlen eintragenZu jeder gewählten Aufgabe geben Sie Ihre Zahlen ein: Häufigkeit und Dauer, so gut Sie sie kennen.
- Planwert ansehenDer Check zeigt einen Planwert in Stunden. Er fasst zusammen, wie viel Zeit in den gewählten Aufgaben steckt.
- Nächsten Schritt wählenSie können das Ergebnis für sich nutzen oder ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch buchen, in dem wir die Zahlen gemeinsam ansehen.
Mehr verlangt der Check nicht. Die Qualität des Ergebnisses entscheidet sich vor dem ersten Klick, bei der Vorbereitung der Zahlen.
Vorbereitung: So kommen Sie zu belastbaren Zahlen
- Eine Woche beobachten. Notieren Sie, wie oft die Aufgaben vorkommen. Ein Strich pro Vorgang genügt.
- Zehn Vorgänge stoppen. Messen Sie, wie lange ein typischer Vorgang dauert, einschließlich Suchen, Nachfragen und Dokumentieren.
- Ausnahmen mitzählen. Nehmen Sie auch die zähen Fälle in den Durchschnitt, nicht nur die glatten.
- Gemeinsam schätzen. Lassen Sie zwei oder drei Kolleginnen unabhängig schätzen und vergleichen Sie die Werte.
- Spannen notieren. Wo Sie unsicher sind, halten Sie eine untere und eine obere Zahl fest und führen den Check mit beiden durch.
Mit dieser Vorbereitung dauert die Eingabe wenige Minuten und der Planwert hat ein Fundament. Wer aus dem Kopf schätzt, erhält ein Ergebnis, das zur Stimmung passt. Mit der Realität muss es nichts zu tun haben.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Die Büroleiterin eines Handwerksbetriebs zählt eine Woche lang, wie oft Kundenanfragen eintreffen, wie oft Rechnungen zu schreiben sind und wie oft Termine abgestimmt werden müssen. Sie stoppt von jeder Aufgabe einige Fälle und trägt den Durchschnitt ein. Beim Rechnungsschreiben schätzt sie zunächst zehn Minuten, die Stoppuhr zeigt aber, dass die Suche nach Unterlagen die Zeit verdoppelt. Sie korrigiert die Zahl.
Der Check liefert einen Planwert in Stunden. Er zeigt ihr, dass Anfragen und Rechnungen den größten Teil der Routine ausmachen, Terminabstimmung dagegen wenig. Mit dieser Erkenntnis geht sie ins Erstgespräch und fragt nicht mehr „Was kann KI?“, sondern „Können wir die Rechnungsvorbereitung entlasten?“. Das Gespräch wird dadurch konkret.
Was der Planwert bedeutet und was nicht
Der Planwert zeigt, wie viel Zeit nach Ihren Angaben in den gewählten Aufgaben steckt. Er sagt nicht, wie viel davon ein Agent übernehmen kann, und er verspricht keine Einsparung. Wie viel tatsächlich zu entlasten ist, hängt von Datenlage, Systemen, Sonderfällen und Freigaben ab. Das klärt ein Pilot an echten Daten; eine Rechnung vorab kann es nicht.
Behandeln Sie die Zahl als Größenordnung. Wiederholen Sie den Check mit vorsichtigeren und mutigeren Annahmen und betrachten Sie die Spanne. Eine einzelne Zahl suggeriert eine Genauigkeit, die eine Schätzung nicht hat. Rechtsberatung oder eine Prüfung Ihres Datenschutzes ersetzt der Check ebenfalls nicht.
Den Planwert sollten Sie nicht mit einem Einsparversprechen verwechseln. Er sagt, wie viel Zeit nach Ihren Angaben in den genannten Aufgaben steckt und wie viel davon ein Agent vorbereiten könnte. Ob das eintritt, zeigt erst der Pilot.
Was ein Agent im Anschluss nie entscheidet
- Preise, Kulanz und Zusagen: Das legen Menschen fest
- Haftungs- und Rechtsfragen: Dazu gibt der Agent keine Auskunft
- Diagnosen und fachliche Bewertungen in Ihrem Beruf
- Entscheidungen mit Wirkung auf Personen (Art. 22 DSGVO)
Der Check handelt von Entlastung. Ersatz ist kein Thema. Im Erstgespräch nennen wir die Grenzen immer zuerst: Was ein digitaler Mitarbeiter in Ihrem Fall vorbereiten kann und was bei Ihrem Team bleibt.
Daten und Rechte
Geben Sie im Check keine personenbezogenen Daten Dritter ein. Er braucht Häufigkeiten und Dauern, keine Namen. Für das Erstgespräch gilt dasselbe: Hilfreich ist ein anonymisiertes Beispiel einer Anfrage, ohne Absender. Sobald ein Projekt beginnt, regeln wir die Verarbeitung personenbezogener Daten vertraglich. Verarbeitet ein Dienstleister Daten in Ihrem Auftrag, braucht es den Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt.
Wie wir mit Daten umgehen, steht in der Datenschutzerklärung und auf der Seite KI-Transparenz. Für Fragen vorab erreichen Sie uns über die Seite Kontakt.
Wie das Erstgespräch die Zahlen aufgreift
Im Erstgespräch gehen wir die Ergebnisse gemeinsam durch, aber nicht als Vortrag, sondern als Gespräch mit Rückfragen. Wir wollen verstehen, wer die Aufgabe heute erledigt, in welchen Programmen sie läuft und was dabei regelmäßig schiefgeht. Wir fragen nach Ausnahmen, nach Fällen, bei denen auf keinen Fall ein Agent allein entscheiden soll, und nach den Unterlagen, auf die sich Antworten stützen müssten.
Ein wichtiger Teil ist die ehrliche Einschätzung. Wenn sich ein Vorgang aus Ihrer Liste nicht eignet, weil die Datenlage dünn ist, die Regeln unklar sind oder das Risiko hoch, sagen wir das und schlagen vor, mit einer anderen Aufgabe zu beginnen oder zunächst Ordnung zu schaffen. Es gibt Betriebe, für die Automatisierung im Moment nicht der richtige Schritt ist. Auch das ist ein nützliches Ergebnis.
Am Ende des Gesprächs steht entweder eine Skizze für einen Pilot oder die klare Entscheidung, nichts zu tun. Umfang und Preis legen wir erst danach fest; der Einstieg mit dem Wissens-Agenten beginnt ab 1.000 € Setup und ab 100 € im Monat. Sie gehen mit nichts weg, was Sie nicht selbst beurteilen können.
Was Sie ohne uns aus dem Check lernen können
Selbst wenn Sie sich gegen jede Form der Automatisierung entscheiden, liefert die Übung Erkenntnisse. Wer seine Aufgaben aufschreibt und misst, entdeckt Dinge, die sich auch ohne Technik verbessern lassen: Doppelerfassungen, unnötige Rückfragen, Suchzeiten wegen fehlender Ablage. Ein Betrieb, der diese Stellen beseitigt, gewinnt Zeit, bevor ein Agent ins Spiel kommt.
Außerdem verändert sich der Blick des Teams. Plötzlich gibt es eine gemeinsame Sprache für Entlastung: Stunden pro Woche statt Gefühl. Das erleichtert Gespräche über Prioritäten, Urlaubsvertretungen und Neueinstellungen. Der Check ist damit auch eine kleine Betriebsanalyse, die ihren Wert behält, wenn Sie später entscheiden, etwas anderes zu tun.
Auch ohne Gespräch mit uns lässt sich der Check nutzen, um Prioritäten zu setzen: Die Aufgaben mit dem größten Zeitanteil sind die ersten Kandidaten für eine genaue Betrachtung.
Zahlen im Team abstimmen
Setzen Sie sich mit den Menschen zusammen, die die Aufgaben tatsächlich erledigen, und lassen Sie jede Person für ihre wichtigsten Routineaufgaben Häufigkeit und Dauer nennen. Weichen die Werte stark voneinander ab, ist das bereits eine Erkenntnis: Entweder wird die Aufgabe unterschiedlich ausgeführt, oder die Schätzungen sind unsicher. Gerade diese Abweichungen weisen auf Aufgaben hin, die noch nicht standardisiert sind. Für Automatisierung eignen sie sich erst, wenn sie geklärt wurden.
Planen Sie für diese Abstimmung fünfzehn bis dreißig Minuten ein und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Die Zahlen sind später Ihr Maßstab, wenn Sie nach einem Pilot Vorher und Nachher vergleichen wollen. Ohne sie bleibt jede Erfolgsmeldung ein Gefühl.
Pilot-Vorschlag (Vom Check zum ersten Vorgang)
- Check durchführen: mit gemessenen Zahlen und einer Spanne aus vorsichtigen und mutigeren Annahmen.
- Erstgespräch führen: den größten Posten wählen und die Datenlage klären: Wo liegen die Unterlagen, welche Systeme sind beteiligt?
- Pilot skizzieren: ein Vorgang, ein Zeitraum, klare Kriterien und Abbruchbedingungen.
- Entscheiden: Nach dem Pilot vergleichen Sie die gemessene Zeit mit dem Ausgangswert aus dem Check.
Der Check liefert so die Ausgangsgröße, der Pilot die Vergleichsgröße. Beides zusammen ergibt eine Entscheidungsgrundlage, die auf Ihren Zahlen beruht. Einstieg mit dem Wissens-Agenten: ab 1.000 € Setup und ab 100 € im Monat. Mehr zum Begriff im Glossar: Entlastungs-Check und Pilot.
Fehler bei der Eingabe, die sich vermeiden lassen
Ein naheliegender Fehler ist die Verwechslung von Gesamtdauer und Arbeitszeit. Wartet ein Vorgang drei Tage auf eine Rückmeldung, zählt das zur Durchlaufzeit und nicht zur Arbeitszeit. Der Check fragt nach Letzterer. Ein zweiter Fehler: Aufgaben doppelt zählen, weil sie in zwei Rollen vorkommen. Notieren Sie sie einmal, bei der Person, die sie tatsächlich ausführt. Ein dritter Fehler ist Optimismus. Wer Aufgaben als schneller einschätzt, als sie sind, bekommt einen kleineren Planwert und unterschätzt das Potenzial.
Und noch eine Gewohnheit schadet: das Ergebnis ohne Rückfrage ins Team zu tragen. Zeigen Sie die Zahlen den Menschen, die die Aufgaben erledigen. Sie erkennen sofort, ob etwas fehlt, und werden dadurch Beteiligte statt Betroffene.
Prüfen Sie die Eingaben vor dem Absenden noch einmal gegen Ihre Notizen. Ein vertauschter Zeitraum verzerrt das Ergebnis stärker als jede Unsicherheit bei der Schätzung.
Häufige Fragen
Wie viel Zeit brauche ich für den Check?
Nur wenige Minuten für die Eingabe. Die eigentliche Arbeit liegt vorher: ein paar Vorgänge stoppen und Häufigkeiten notieren. Wer das erledigt hat, bekommt ein Ergebnis, auf das er sich beziehen kann.
Muss ich dafür bezahlen?
Nein, der Check ist kostenlos und bindet Sie zu nichts. Das gilt auch für das Erstgespräch, das Sie danach buchen können.
Heißt ein hoher Planwert, dass ich viele Stunden spare?
Nein. Er sagt, wie viel Zeit nach Ihren Angaben in den gewählten Aufgaben steckt. Was davon entlastet werden kann, zeigt erst ein Pilot an echten Daten.
Was passiert mit den Angaben, die ich eintrage?
Tragen Sie keine personenbezogenen Daten Dritter ein; der Check arbeitet mit Häufigkeiten und Dauern. Unsere Hinweise zum Datenschutz finden Sie in der Datenschutzerklärung und auf der Seite KI-Transparenz.
Passt der Check zu meinem Gewerbe?
Er zielt auf wiederkehrende Büro- und Servicearbeiten. Ob und wie Ihr Gewerbe davon betroffen ist, zeigen die Branchenseiten, und das Erstgespräch klärt den Rest.
Quellen und rechtlicher Rahmen
- DSGVO, Art. 22 (automatisierte Entscheidungen): Betroffene haben das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
- DSGVO, Art. 28 (Auftragsverarbeiter): Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, arbeitet der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung folgt einem Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck festlegt. (abgerufen 21. Oktober 2026)
Die Zusammenfassungen sind sinngemäß; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte. Das ist ein allgemeiner Überblick zu Ihrem Umfeld, keine Rechtsberatung und keine Aussage zu Ihrem Einzelfall.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.