Glossar
Entlastungs-Check:
Routineaufgaben in Stunden sehen.
Bevor jemand über Technik spricht, hilft eine einfache Frage: Wie viel Zeit kosten die Routineaufgaben heute? Der Entlastungs-Check macht diese Frage in wenigen Minuten beantwortbar.
Kurz gesagtDer Entlastungs-Check ist die Einstiegsfunktion auf muemken-ai.de: Sie wählen Ihre Routineaufgaben, tragen Ihre Zahlen ein und sehen einen Planwert in Stunden. Als Schätzung auf Basis Ihrer Angaben ist er keine Zusage. Er ersetzt weder das Erstgespräch noch einen Pilot.
Was der Entlastungs-Check ist
Der Entlastungs-Check ist ein Werkzeug auf unserer Website, das einen ersten Überblick gibt: Welche Aufgaben in Ihrem Alltag wiederholen sich, wie oft und wie lange dauern sie? Sie wählen Ihre Routineaufgaben aus, etwa Kundenanfragen, Belege oder Berichte, tragen Ihre Zahlen ein und sehen am Ende einen Planwert in Stunden. Das dauert wenige Minuten. Zu erreichen ist er unter Entlastungs-Check starten.
Der Zweck ist Orientierung, kein Angebot. Wo die Zeit bleibt, ist im Alltag schwer zu sehen. Wer die Aufgaben einmal aufschreibt und mit Häufigkeit und Dauer versieht, sieht, wo der größte Hebel liegen könnte. Das ist der Ausgangspunkt für ein Gespräch, in dem wir prüfen, ob und wo ein digitaler Mitarbeiter hilft.
Der Name ist Programm: Es geht um Entlastung für Ihr Team. Ersatz steht nicht zur Debatte. Entscheidungen, Kulanz und Beratung bleiben bei Menschen.
Wie Sie Ihre Angaben vorbereiten
- Aufgaben sammeln. Notieren Sie, was sich in Ihrer Woche wiederholt: Anfragen beantworten, Belege erfassen, Termine abstimmen, Berichte erstellen.
- Häufigkeit schätzen. Wie oft kommt die Aufgabe pro Tag oder Woche vor? Ein Blick ins Postfach oder in die Aufträge hilft.
- Dauer messen. Stoppen Sie einige Fälle, statt zu raten. Zehn gestoppte Vorgänge sind verlässlicher als jede Schätzung aus dem Kopf.
- Ausnahmen ehrlich einrechnen. Aufgaben, die Sonderfälle haben, brauchen mehr Zeit. Nehmen Sie den Durchschnitt, nicht den besten Fall.
- Wer macht es heute? Notieren Sie die Rolle, nicht die Person, damit klar wird, wo die Entlastung ankäme.
Mit dieser Vorbereitung wird der Planwert aussagekräftiger. Je genauer die Angaben, desto näher liegt die Schätzung an Ihrem Alltag. Ungenaue Eingaben liefern ein ungenaues Ergebnis.
Beispiel (So liest man den Planwert)
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall.
Ein Handwerksbetrieb trägt ein, dass im Büro täglich Anfragen zu beantworten sind, wöchentlich Rechnungen geschrieben werden und monatlich Berichte entstehen. Der Check zeigt einen Planwert in Stunden pro Woche, der die Größenordnung der Routinearbeit angibt. Der Betrieb sieht, dass die Anfragen den größten Posten ausmachen, und entscheidet, im Erstgespräch genau damit zu beginnen.
Der Wert ist kein Versprechen, dass diese Stunden eingespart werden. Er zeigt nur, wie viel Zeit in wiederkehrenden Aufgaben steckt, an denen eine Entlastung ansetzen könnte. Wie viel davon tatsächlich zu entlasten ist, klärt ein Pilot an echten Daten.
Was der Entlastungs-Check nicht ist
- Keine Zusage. Das Ergebnis ist eine Schätzung auf Basis Ihrer Angaben. Wir sagen weder Stunden noch Kosten verbindlich zu.
- Keine Rechtsberatung und keine Datenschutzprüfung. Er sagt nichts darüber, ob ein Einsatz in Ihrem Fall zulässig ist.
- Kein Ersatz für das Gespräch. Datenlage, Systeme, Sonderfälle und Freigaben klären wir im Erstgespräch.
- Keine Bewertung Ihrer Beschäftigten. Gemessen werden Aufgaben, nicht Personen.
Wie es nach dem Check weitergeht
- Ergebnis ansehenSie sehen den Planwert und die Aufgaben, die ihn bestimmen.
- ErstgesprächWir besprechen Ihre Zahlen, stellen Fragen und sagen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.
- Pilot skizzierenWenn es passt, skizzieren wir einen eng abgegrenzten Pilot, siehe Pilot.
- Umfang und PreisUmfang und Preis legen wir danach fest. Der Einstieg mit dem Wissens-Agenten beginnt ab 1.000 € Setup und ab 100 € im Monat.
Ihre Zahlen und unsere Einschätzung gehören zusammen. Wenn der Check zeigt, dass kein Hebel erkennbar ist, sagen wir das ebenfalls.
Zahlen im Team abstimmen: ein Vorschlag für den Ablauf
Der Check wirkt am besten, wenn nicht eine Person allein schätzt. Setzen Sie sich mit denen zusammen, die die Aufgaben tatsächlich erledigen. Jede Person nennt für ihre wichtigsten Routineaufgaben Häufigkeit und Dauer, danach vergleichen Sie die Werte. Weichen sie stark voneinander ab, ist das bereits eine Erkenntnis: Entweder wird die Aufgabe unterschiedlich ausgeführt, oder die Schätzungen sind unsicher.
Gerade die Abweichungen sind interessant, weil sie auf Aufgaben hinweisen, die nicht standardisiert sind. Für Automatisierung eignen sich solche Aufgaben erst, nachdem sie geklärt wurden. Der Check liefert Ihnen damit nebenbei eine Liste von Abläufen, die auch ohne Technik besser werden könnten.
Planen Sie für das Gespräch fünfzehn Minuten ein und halten Sie die Zahlen schriftlich fest. Sie können sie später verwenden, um Vorher und Nachher zu vergleichen, falls Sie sich für einen Pilot entscheiden.
Grenzen der Methode
Jede Schätzung hängt von der Qualität der Eingaben ab. Wer Zeiten überschlägt, ohne sie zu messen, erhält einen Wert, der zur Stimmung passt. Mit der Wirklichkeit kann er auseinanderliegen. Außerdem rechnet der Check mit den Aufgaben, die Sie nennen. Aufgaben, die Sie nicht erwähnen, tauchen nicht auf, obwohl sie Zeit kosten.
Ein weiterer Vorbehalt betrifft die Übertragbarkeit. Zwei Betriebe mit demselben Planwert können sehr verschiedene Voraussetzungen haben: andere Systeme, andere Datenlage, andere Sonderfälle. Deshalb ersetzt der Check die Analyse nicht. Mehr zu den weiteren Schritten finden Sie bei Wissensagent, Prozessautomatisierung und auf der Seite Kontakt.
Weitere Fragen aus der Praxis
Kann ich den Check mehrfach durchführen?
Ja. Es ist sinnvoll, ihn mit anderen Annahmen zu wiederholen, etwa vorsichtiger und optimistischer, und die Spanne zu betrachten. Eine einzelne Zahl täuscht Genauigkeit vor, die eine Schätzung nicht hat.
Häufige Fragen
Kostet der Entlastungs-Check etwas?
Nein. Er ist ein kostenloses Angebot auf unserer Website und führt zu keiner Verpflichtung.
Wie lange dauert er?
Wenige Minuten. Mit vorbereiteten Zahlen geht es schneller und das Ergebnis wird genauer.
Was bedeutet der Planwert?
Er zeigt auf Basis Ihrer Angaben, wie viel Zeit in den gewählten Routineaufgaben steckt. Er ist eine Schätzung und keine Zusage über Einsparungen.
Muss ich danach etwas kaufen?
Nein. Der Check ist unverbindlich. Wenn Sie sprechen möchten, buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch.
Eignet sich der Check für jede Branche?
Er ist für Routineaufgaben in Büro und Kundenservice gedacht. Welche Aufgaben in Ihrer Branche passen, zeigen die Branchenseiten und das Erstgespräch.
Autor: Melvin Mümken, Gründer & Technischer Leiter. Stand: 22.10.2026. Die Hinweise sind ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.